تعتقد أن المتجر الذي فتحته على الإنترنت العام الماضي لبيع قبعة صغيرة منسوجة يدويًا قد حقق ربحًا. ومع ذلك ، مع وجود مئات النفقات التجارية المختلفة ، فأنت لست متأكدًا من أي منها مؤهل كخصم ضريبي لتقليل ما ترسله إلى مصلحة الضرائب.
إذا أبلغت عن القليل جدًا ، فقد ينتهي بك الأمر بعقوبة كبيرة. إذا دفعت أكثر من اللازم ، فقد يستغرق الأمر شهورًا لاسترداد الضريبة – وهي أموال قد يحتاجها عملك للبقاء على قيد الحياة. يمكن أن تساعدك مسك الدفاتر في معرفة المبلغ المستحق عليك بالضبط.
في هذه المقالة ، سنرشدك إلى أساسيات مسك الدفاتر التي تحتاج إلى معرفتها من أجل إدارة عملك التجاري الجديد.
ما هو مسك الدفاتر؟
مسك الدفاتر هو عملية تسجيل وتنظيم المعاملات المالية للأعمال التجارية. على سبيل المثال ، إذا اشترى متجر التجارة الإلكترونية الخاص بك لوازم مكتبية ، فسيتم تسجيل تلك النفقات في جدول بيانات أو برنامج برمجي ، إلى جانب تاريخ الشراء والتكلفة وتأثير الدفع على البيانات المالية للشركة. قد يقوم مسند الحسابات أيضًا بتسجيل المعاملات المالية الأخرى ، مثل القروض وعوائد الاستثمار.
كيف تبدأ مسك الدفاتر لبدء التشغيل الخاص بك
- اختر طريقة مسك الدفاتر
- قم بإعداد جدول للحسابات
- سجل المعاملات
يعد إنشاء نظام مسك دفاتر دقيق أمرًا ضروريًا للأعمال التجارية لإدارة شؤونها المالية والامتثال للقواعد الضريبية. يمكن أن تساعد الخطوات التالية.
1. اختر طريقة مسك الدفاتر
هناك العديد من الخيارات لتتبع معاملاتك ، بدءًا من الإدخال اليدوي باستخدام دفاتر السجلات المادية إلى أنواع مختلفة من البرامج. يميل مسك الدفاتر اليدوي إلى أن يكون أقل تكلفة ولكنه يستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للخطأ البشري.
من ناحية أخرى ، يمكن أن يؤدي إمساك الدفاتر الرقمية إلى تسريع أجزاء من العملية باستخدام الفواتير والإيصالات الآلية. على سبيل المثال ، تسمح لك بعض تطبيقات مسك الدفاتر الخاصة ببدء التشغيل بتحميل صور الإيصالات أثناء التنقل وترقيمها وإضافة المصروفات إلى دفاترك ، مما يقلل من مقدار إدخال البيانات الذي قد تحتاج إلى القيام به أنت أو أمين الدفاتر.
2. إعداد جدول الحسابات
عادة ما تحتفظ الشركات التي تدار بشكل جيد بدفتر أستاذ عام ، وهو عبارة عن سجل مجمع لجميع معاملات الشركة. تجد معظم الشركات أنه من المفيد تصنيف أنواع مماثلة من المعاملات في دفاتر الأستاذ الفرعية ، مثل السجلات المنفصلة للحسابات المدينة أو الحسابات الدائنة.
سيحتاج صاحب العمل الجديد عادةً إلى إعداد مخطط منفصل لكل دفتر أستاذ فرعي. يمكن أن يعني هذا دفتر محاسبة ماديًا منفصلاً في حالة استخدام مسك الدفاتر اليدوي ، أو جدول محاسبة منفصل في حالة استخدام برنامج محاسبة. يسرد جدول الحسابات جميع الفئات المختلفة لدفاتر الأستاذ الفرعية التي يتتبعها العمل.
3. تسجيل المعاملات
تسجل الشركات المعاملات بإحدى طريقتين: القيد الفردي والقيد المزدوج. في مسك الدفاتر ذات القيد الفردي ، يتم تسجيل المعاملة مرة واحدة فقط في دفتر الأستاذ العام ولا يتم احتسابها في دفاتر الأستاذ الفرعية. تميل الشركات الفردية أو الشركات الناشئة الصغيرة جدًا إلى استخدام هذه الطريقة.
في مسك الدفاتر ذات القيد المزدوج ، يتم تسجيل كل معاملة في حسابين منفصلين. على سبيل المثال ، إذا اقترضت 1000 دولار ، فسوف تسجل البيانات المالية للشركة زيادة في حساب الأصول وزيادة في حساب الخصوم.
أخطاء مسك الدفاتر الشائعة
من السهل ارتكاب أخطاء في مسك الدفاتر ، خاصة إذا لم تكن قد قمت بهذا النوع من مسك الدفاتر من قبل. فيما يلي بعض الأخطاء الشائعة التي يجب البحث عنها:
- عدم الاحتفاظ بسجلات دقيقة. يمكن أن تؤدي الأخطاء الصغيرة في إدخال البيانات إلى مشاكل كبيرة. قد تؤدي الحسابات الخاطئة الطفيفة للأرباح والخسائر إلى إجراء عمليات تدقيق لمصلحة الضرائب ونقص في كشوف المرتبات قد يحد من قدرتك على الاقتراض.
- الخلط بين الشؤون المالية الشخصية والتجارية. في بعض الأحيان ، لا تجتهد الشركات الصغيرة في الفصل بين المصاريف التجارية والشخصية. يمكن أن يؤدي هذا إلى التخلص من حسابات مسك الدفاتر الأخرى ويجعل من الصعب تتبع كيفية أداء عملك.
- عدم مواكبة مع إمساك الدفاتر. أصحاب الأعمال الصغيرة ، وخاصة أولئك الذين يقومون بمسك الدفاتر بأنفسهم ، عرضة للتخلف عن مسك الدفاتر. يمكن أن يكون اللعب في اللحاق بالركب أصعب بكثير من مواكبة التطورات الحالية ، مما يجعل من الصعب التأكد من أن عملك متوافق مع الضرائب وأن رواتب الموظفين والسجلات الضريبية محدثة.
مسك الدفاتر مقابل المحاسبة: أوجه التشابه والاختلاف
يتضمن كل من مسك الدفاتر والمحاسبة تتبع الشؤون المالية للشركة. ومع ذلك ، يميل المحاسبون إلى التركيز أكثر على تحليل المعاملات التجارية بينما يبذل المحاسبون المزيد في حفظ الدفاتر. يعتمد ما تقرر توظيفه لعملك في النهاية على احتياجات شركتك. فيما يلي الاختلافات بين المحاسبين والمحاسبين التي يجب أن تضعها في اعتبارك عندما تبدأ رحلة تحليل الأرقام الخاصة بك.
ما هي أوجه الشبه بين المحاسبين والمحاسبين؟
- حفظ السجلات. يحتفظ كل من المحاسبين والمحاسبين بسجلات دقيقة ويلعبون دورًا مهمًا في مراقبة الصحة المالية للشركة.
- كلاهما يستخدم GAAP. يتبع كل من المحاسبين والمحاسبين مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP) للحفاظ على الاتساق في جميع المستندات المالية والامتثال لمعايير المحاسبة.
ما هي الفروق بين المحاسبين والمحاسبين؟
- تعقيد. يميل محاسبو الحسابات إلى التعامل مع إدخال البيانات والتقارير المالية البسيطة ، بينما يقوم المحاسبون غالبًا بمهام معقدة أو تحليل متعمق يحتاجه أصحاب الأعمال والمستثمرون لفهم الأداء العام للشركة. تركز محاسبة الأعمال بشكل أقل على العمليات اليومية للشركة من مسك الدفاتر.
- تعليم. في الولايات المتحدة ، يمكن لأي شخص يحمل شهادة الدراسة الثانوية أو اجتاز اختبارًا معادلاً في تطوير التعليم العام (GED) العمل كمحاسب. ومع ذلك ، فإن عملية أن تصبح محاسبًا أكثر صرامة. عادة ما تتطلب درجة البكالوريوس ، بينما يسمح اجتياز امتحان المحاسب العام المعتمد للمحاسب بالإشراف على جميع جوانب الشؤون المالية للشركة.
- المسؤوليات. من بين أمور أخرى ، يتتبع المحاسبون حسابات القبض والحسابات الدائنة. كما يقومون بإعداد البيانات المالية مثل الميزانيات العمومية وبيانات التدفق النقدي وبيانات الأرباح والخسائر ، والتأكد من أن المعاملات الشهرية تتطابق مع بطاقة ائتمان الشركة وكشوف الحسابات المصرفية. هم أيضا في بعض الأحيان يتعاملون مع الرواتب. يمكن للمحاسبين تقديم المشورة الضريبية وإعداد الإقرارات الضريبية ، والمساعدة في التقدم للحصول على قروض ، وتقديم المشورة لتوجيه قرارات الأعمال الاستراتيجية. يؤكد المحاسبون أيضًا دقة المستندات المالية.
متى تفكر في التعاقد مع محاسب
يمكن أن يكون تعيين موظف لتقديم خدمات مسك الدفاتر مفيدًا لبعض الشركات الناشئة ، خاصةً عندما يؤدي نمو الأعمال إلى زيادة كبيرة في حجم المعاملات. إن مسك الدفاتر مفيد لأنهم يستطيعون التركيز فقط على الاحتفاظ بسجلات دقيقة وفي الوقت المناسب ، في حين يتعين على مؤسسي الشركات الناشئة في كثير من الأحيان التوفيق بين إمساك الدفاتر وإدارة الأعمال. إذا كان عملك يحتوي على معاملات أكثر مما لديك وقت لتتبعه كل يوم ، فمن المحتمل أن يكون التعاقد مع محاسب فكرة جيدة.
https://www.youtube.com/watch؟v=FIUj2NvzpJs
لتوظيف محاسب ، يمكنك البدء بالاتصال بشركات المحاسبة التي تقدم خدمات مسك دفاتر بدء التشغيل. نظرًا لأنك لا تحتاج إلى درجة علمية للقيام بمسك الدفاتر ، يمكنك حتى توظيف خريج ثانوي موهوب ومجتهد من أجل حفظ السجلات البسيطة. إذا كنت ترغب في توظيف محاسب أكثر خبرة ، فمن المحتمل أن تضطر إلى دفع أجر أعلى للساعة.
الأسئلة الشائعة حول مسك دفاتر بدء التشغيل
ما هي السجلات المالية التي يجب أن تتبعها الشركات الناشئة؟
يحتاج بدء التشغيل إلى تتبع جميع المعاملات. تتضمن معظم محاسبة بدء التشغيل أيضًا تنظيم دفاتر أستاذ منفصلة للأصول والخصوم والإيرادات والمصروفات.
هل يجب أن تحصل شركتي الناشئة على محاسب أو محاسب؟
يمكن للمحاسبين والمحاسبين مساعدة الشركات الناشئة ، وإن كان ذلك بطرق مختلفة. محاسبو الحسابات هم الأفضل لتتبع المعاملات اليومية. المحاسبون هم الأفضل لتزويد أصحاب الأعمال الصغيرة بالتحليل المالي بناءً على المعلومات المسجلة من قبل المحاسبين. في كثير من الأحيان ، يساعد المحاسبون الشركات في رفع ضرائبهم والتقدم بطلب للحصول على قروض.
هل يجب أن تستخدم الشركات الناشئة النقد أو المحاسبة على أساس الاستحقاق؟
تقوم المحاسبة على أساس النقد بتسجيل المعاملة فقط عند استلام النقد أو دفعه. تتعقب المحاسبة على أساس الاستحقاق جميع المعاملات التجارية ، حتى عندما لا تتضمن الأموال النقدية. على سبيل المثال ، إذا قامت شركة ما بتسجيل فواتيرها قبل دفعها ، فإن هذا يعتبر محاسبة على أساس الاستحقاق. تميل طريقة المحاسبة النقدية إلى أن تكون أبسط وأكثر ملاءمة لمعظم الشركات الناشئة. ومع ذلك ، يمكن أن تكون المحاسبة على أساس الاستحقاق أفضل عند التقدم بطلب للحصول على قرض مصرفي لتمويل عملك ، أو يمكن أن تساعد المشتري في تقييم عملك إذا كنت تخطط للبيع.
كيف يمكن للشركات الناشئة التعامل مع المسؤوليات الضريبية؟
بالنسبة لمعظم الشركات ، يعد مسك الدفاتر الدقيق أمرًا بالغ الأهمية للتأكد من دفع المبلغ المناسب عند حلول موسم الضرائب. يجب على الشركات الناشئة أيضًا التفكير في تعيين محاسب للتأكد من تقديم كل شيء بشكل صحيح.