قبل عصر الكمبيوتر ، كانت المذكرات المكتوبة هي الوسيلة الفعلية للاتصال في مكان العمل. عندما يلزم إرسال إعلان إلى عدد كبير من الموظفين ، تتم كتابة مذكرة على قطعة من الورق ، ويتم نسخها ، وتسليمها إلى صندوق وارد حقيقي (درج على مكتبك أو صندوق بريد صغير).
لا تزال الشركات تتواصل عبر المذكرات اليوم ، لكن البريد الإلكتروني جعل العملية بلا أوراق. عندما تستخدم بريدًا إلكترونيًا لإرسال تحديثات الشركة إلى عدة موظفين ، فأنت تكتب مذكرة.
ما هي المذكرة؟
المذكرة ، أو المذكرة ، هي رسالة مكتوبة تُستخدم لإيصال المعلومات الأساسية إلى مجموعة من الأشخاص داخل مكان عمل واحد. تستخدم الشركات المذكرات للإعلان عن كل شيء بدءًا من الأحداث المكتبية البسيطة ، مثل إبلاغ الموظفين بأن صانع القهوة قد تعطل ، إلى أخبار الشركات الكبرى ، مثل الإعلان عن تعيين رئيس تنفيذي جديد. تُبقي المذكرات الموظفين على نفس الصفحة وتساعد في تعزيز ثقافة الشفافية في الشركة من خلال مشاركة المعلومات مع الجميع في مكان العمل.
عادة ما تكون المذكرة موجزة – من ثلاث إلى أربع فقرات – وتكتب بلغة بسيطة. إنه مصمم ليكون سهل الهضم. الهدف الرئيسي من المذكرة هو مشاركة المعلومات – لا يكون هذا الاتصال فعالاً إلا إذا قرأه الموظفون.
عناصر المذكرة
يمكن أن تغطي المذكرة العديد من الإعلانات ، لكن جميع المذكرات الواضحة تتبع تنسيقًا قياسيًا للمذكرة بالعناصر التالية:
- عنوان. تتكون عناوين المذكرات من المرسل والمستلم وسطر الموضوع والتاريخ. بالنسبة إلى المذكرات الحديثة المرسلة عبر البريد الإلكتروني ، فإن العديد من هذه المكونات مخبأة بالفعل. وللتوضيح ، يمكنك اختيار تضمين عبارة تمهيدية ، عادةً ما تكون بين قوسين ومكتوبة بحروف كبيرة ، في سطر موضوع البريد الإلكتروني ، مما قد يوضح أن المذكرة المرسلة بالبريد الإلكتروني ليست بريد إلكتروني عادي. على سبيل المثال ، يمكنك كتابة سطر الموضوع:[ALL OFFICE] تعديل على سياسة المكتب الصديق للكلاب “.
- مقدمة. تسلط فقرة افتتاحية الضوء على المعلومات الأساسية. يجب أن تشرح الغرض من المذكرة ، وتوضح لماذا يجب على الموظفين قراءتها. في حالة إجراء تعديل على سياسة المكتب ، يمكنك أن تكتب: “لقد قررنا تعديل سياسة مكتبنا الصديق للكلاب لتوضيح أننا لن نسمح بعد الآن للكلاب في الطابق الثاني”.
- جسم. يجب أن يوفر نص المذكرة سياق المعلومات الواردة في المقدمة. إذا كانت المقدمة تنص على سياسة جديدة للشركة ، فقد يتطرق نص المذكرة إلى التفاصيل حول العوامل التي ساهمت في اتخاذ القرار. قد يستخدم كاتب مذكرة سياسة الكلاب هذا القسم لشرح أنه كانت هناك مخاوف للموظفين بشأن الضوضاء – خاصة النباح – في المكتب ، وبالتالي يجب أن يكون هناك قسم واحد خالٍ تمامًا من الكلاب.
- خطوات العمل. يجب أن تنص المذكرة بوضوح على أي إجراءات أو تغييرات سلوكية يجب أن يقوم بها الموظفون. استخدم النقاط النقطية أو النص الغامق لجعل عناصر العمل تقفز إلى أي شخص قد يتخطى نسخة البريد الإلكتروني. على سبيل المثال ، يمكنك تلخيص التغييرات في سياسة الكلاب وتنسيقها على النحو التالي:
لضمان بقاء مكتبنا بيئة منتجة لجميع الموظفين ، يرجى اتباع هذه البروتوكولات إذا أحضرت كلبك إلى المكتب:
- أبقِ كلبك مقيدًا.
- لا تسمح لأي كلب أن يشرب من نوافير مياه المكتب.
- لا تزور الطابق الثاني مع كلبك.
- تسجيل خروج. تنتهي المذكرة بإشارة موجزة تتضمن اسمك وتوفر موردًا لأية أسئلة متابعة. قد يتوقع ويتعامل مع مخاوف الموظفين المحتملة – على سبيل المثال ، قد تطمئن الفريق أن علاجات الكلاب ستظل متاحة في مطبخ المكتب.
كيف تكتب مذكرة في 5 خطوات
- قرر ما تريد قوله
- حدد جمهورك المستهدف
- اكتب مسودة واضحة وموجزة
- قم بتدقيقه أو تشغيله بواسطة زميل
- أرسلها واكتب أي أسئلة
اتبع هذه الخطوات لإتقان فن كتابة مذكرات العمل الفعالة.
1. قرر ما تريد قوله
يشمل الغرض من المذكرة ما تحتاج إلى توصيله ، ولماذا يحتاج موظفوك إلى معرفته ، وكيف يمكن أن تؤثر هذه المعلومات عليهم. تتضمن الأسباب التي قد تجعلك تفكر في كتابة مذكرة: الإعلان عن تعيين جديد ، أو تقديم خط إنتاج جديد ، أو معالجة تغيير السياسة.
2. تحديد جمهورك المستهدف
من يريد أن يعرف عن هذا؟ إذا كانت المذكرة تتعلق بعمليات المكتب أو تحديث السياسة الذي يؤثر على الجميع ، فمن المحتمل أن تذهب إلى الشركة بأكملها. إذا كان الأمر يتعلق بتغيير ميزانية التسويق ، فيجب أن يذهب فقط إلى فريق التسويق. سيؤدي الحد من الاتصالات غير الضرورية إلى زيادة عدد القراء – سيتفهم الموظفون أن كل مذكرة يتلقونها تحتوي على معلومات ذات صلة بهم.
3. اكتب مسودة واضحة وموجزة
يجب أن تتبع المذكرة تنسيق المذكرة القياسي. يجب أن تحتوي الفقرة الأولى على مقدمة قصيرة ، وفقرة أساسية ، وإشارة. تذكر أن هدفك الأساسي هو جعل الأشخاص يقرؤون ما كتبته ، لذا احتفظ بالمذكرة قصيرة وقم بتضمين المعلومات الأساسية فقط لتقليل عدد الأشخاص الذين سيتصفحون المذكرة.
تتمتع المذكرات بجمهور عريض ، لذا تأكد من استخدام الكتابة التي يسهل الوصول إليها. على سبيل المثال ، بدلاً من “تجنب التشويش عن طريق تجنب مصطلحات العمل السيسكيبيدالية” ، يمكنك أن تقول ، “استخدم لغة واضحة وبسيطة.” أثناء كتابة مسودة ، حاول توقع أي أسئلة أو مخاوف قد تكون لدى الموظفين ، وقم بمعالجة تلك الموجودة في المذكرة.
4. تدقيقها أو تشغيلها من قبل زميل
يجب أن تكون المذكرات سهلة القراءة وخالية من الأخطاء المطبعية. قم بتدقيق مذكرتك واستخدم برنامج التدقيق الإملائي ، مثل Grammarly أو محرر مستندات Google الأصلي أو التدقيق الإملائي لـ Microsoft Word ، قبل الانتهاء منها. إذا كانت المذكرة تحتوي على معلومات حساسة أو معقدة ، مثل الإعلان عن تخفيضات في الميزانية ، فمن الجيد أن تطلب مجموعة إضافية من العيون لمراجعة المذكرة للتأكد من دقتها ونبرة صوتها.
5. أرسلها وأرسل أي أسئلة
بمجرد التحقق من ذلك ، أرسل مذكرتك واستعد للإجابة على أي أسئلة قد تكون لدى الموظفين حول هذا الموضوع. إذا كنت تعلن عن تغيير كبير ، فقد يكون لدى الموظفين أسئلة متابعة – قد يثير الإعلان عن تخفيضات الميزانية أسئلة حول أداء الشركة أو الشؤون المالية. حافظ على التواصل الجيد من خلال تخصيص الوقت لمعالجة أي تعليقات أو مخاوف. إذا كانت المعلومات حساسة ، فاستشر القانون أو الموارد البشرية للحصول على المشورة بشأن الإجابة على الأسئلة الصعبة.
6 نصائح لكتابة المذكرات
- اعلم أن أي شيء مكتوب قد تتم مشاركته علنًا
- اجعلها سهلة الوصول
- اختصر
- اكتب عنوانًا قويًا
- ضمِّن أعضاء الفريق ذوي الصلة
- استخدم تنسيق مذكرة متسق
المذكرات التجارية الفعالة واضحة وموجزة ومهنية. جرب هذه النصائح الست للتأكد من قراءة اتصالاتك الداخلية وإبلاغ موظفيك.
1. كن على علم بأن أي شيء مكتوب يمكن مشاركته علنًا
يساعدهم تحديث الموظفين على البقاء على اطلاع والشعور بأنهم مشمولون ، ولكنه أيضًا ينشئ سجلًا مكتوبًا لأحداث عملك. أي شيء تتم مشاركته كتابيًا يمكن نشره علنًا وربما ينتهي به الأمر في الصفحة الأولى من إحدى الصحف. ضع ذلك في اعتبارك وكن أكثر حذرًا بشأن كيفية كتابة مذكرتك ومقدار ما يتم الكشف عنه إذا كنت تشارك معلومات حساسة ، مثل تحديث لمنتج لم يتم إطلاقه بعد أو تقرير تقدم سلبي للشركة.
2. اجعله سهل الوصول إليه
تجنب اللغة الرسمية أو المصطلحات الفنية (بما في ذلك الاختصارات المالية والتسويقية مثل EBITDA أو TAM) التي قد لا يكون بعض الموظفين على دراية بها. تتمتع المذكرات بجمهور عريض ، لذا يجب أن يفهمها بسهولة كل من يستقبلها.
3. اجعلها قصيرة
الإيجاز هو روح الذكاء – وكذلك روح كتابة المذكرات. اجعل مذكرتك قصيرة لزيادة احتمالية أن يقرأها الموظفون بالكامل.
4. كتابة عنوان قوي
استحوذ على اهتمام القراء الفوري بعنوان رئيسي حاد يسلط الضوء على أهمية المذكرة.
5. تضمين أعضاء الفريق ذوي الصلة
قم فقط بتضمين أعضاء الفريق المتأثرين مباشرة بمحتوى المذكرة.
6. استخدم تنسيق مذكرة متسق
استخدام نفس التنسيق لكل مذكرة ترسلها ، ولكن تغيير سطر الموضوع والرسالة ، سيساعد الموظفين على تمييز المذكرات عن رسائل البريد الإلكتروني العادية. ضع في اعتبارك إنشاء نموذج مذكرة قياسي في بريدك الإلكتروني أو معالج الكلمات واستخدمه في كل مرة تكتب فيها اتصالًا جديدًا.
الأسئلة الشائعة حول مشاركة المذكرات
ما الفرق بين المذكرة والبريد الإلكتروني؟
يتم إرسال معظم المذكرات عبر البريد الإلكتروني ، ولكن معظم رسائل البريد الإلكتروني ليست مذكرات. المذكرة عبارة عن إعلان مكتوب حول النشاط التجاري تم تصميمه لتوفير المعلومات للموظفين. في المكاتب الحديثة ، تُوزع المذكرات عادةً عن طريق البريد الإلكتروني ، مما يجعلها مجموعة فرعية من هذه الفئة الأكبر من الاتصالات. من ناحية أخرى ، يشير البريد الإلكتروني إلى أي بريد إلكتروني يتم إرساله أو استلامه على الكمبيوتر.
هل تتطلب المذكرة توقيعا؟
لا ، يجب أن تتضمن المذكرة معلومات الاتصال الخاصة بك ومعلومات الاتصال الخاصة بأي أطراف أخرى ذات صلة ، ولكن التوقيع الرسمي ليس مطلوبًا.
هل تحتاج المذكرات إلى مصادر؟
اعتبر مذكرتك وثيقة أساسية. لا تحتاج إلى تضمين المصادر ، ولكن يمكنك الارتباط بالمعلومات ذات الصلة إذا كان ذلك سيساعد موظفيك على فهم المشكلة بشكل أفضل.
كيف يمكنني التأكد من قراءة الناس لمذكرتي؟
يمكنك زيادة احتمالية قراءة الأشخاص لمذكراتك عن طريق كتابة مذكرات واضحة ومختصرة. يجب أن يجذب العنوان انتباه القارئ ويسلط الضوء على أهمية المذكرة. يجب أن يكون نص المذكرة موجزا ومكتوبا باستخدام فقرات قصيرة ولغة عامية.
هل يجب كتابة المذكرات بصوت رسمي؟
يجب أن تحقق المذكرة الجيدة توازنًا بين أن تبدو رسميًا وأن تبدو وكأنها ذات صلة. في حين أن المذكرات عبارة عن مراسلات تجارية رسمية مكتوبة بنبرة احترافية تعبر عن الاحترام ، إلا أنه يجب أيضًا أن تكون سهلة القراءة. قد تؤدي الكتابة الرسمية بشكل مفرط إلى تعقيد الموضوع وتفقد القراء.