دليل لأصحاب الأعمال الصغيرة (2023)

إنها مشكلة مسك دفاتر شائعة لأصحاب الأعمال الصغيرة: تقوم بمراجعة كشوف الحسابات المصرفية الشهرية الخاصة بك ومراجعتها مقابل سجل مكتوب بخط اليد للمبيعات والمصروفات. ومع ذلك ، لا يتطابق السجل وكشوف الحسابات المصرفية دائمًا. في بعض الأحيان ، يقول البنك إن لديك أموالاً أكثر مما تظهره سجلاتك ، وأحيانًا أقل.

هناك طريقة أفضل لتتبع الشؤون المالية لعملك. يبدأ بمسك الدفاتر مزدوج القيد.

ما هو مسك الدفاتر مزدوج القيد؟

مسك الدفاتر مزدوج القيد ، ويسمى أيضًا محاسبة القيد المزدوج ، هو نظام لتسجيل كل معاملة تجارية مرتين. تُعرف هذه بإدخالات مسك الدفاتر ، وتظهر بمقادير متساوية ولكن معاكسة. يُظهر الإدخال الأول مصدر الأموال لكل معاملة ، بينما يُظهر الإدخال الآخر وجهة الأموال. يعرض نظام القيد المزدوج عمودين لهذه الإدخالات ، يسمى المدين والائتمان.

الميزة الرئيسية للإدخال المزدوج هي أن العمودين يجب أن يتوازنوا. يتيح لك ذلك تتبع الأموال الواردة إلى عملك والخروج منه. من خلال المراجعات الدورية التي تسمى ميزان المراجعة ، فإنك تضمن دقة الحسابات.

ما هو الغرض من نظام محاسبة القيد المزدوج؟

يعد نظام محاسبة القيد المزدوج أكثر موثوقية من نظام محاسبة القيد الفردي ، حيث يتم تسجيل المشتريات والمدفوعات ببساطة كإضافات أو طرح لحساب تجاري واحد. يسمح لك الإدخال المزدوج بإنشاء حسابات أخرى لتتبع الأموال التي لم يتم استلامها بعد (حسابات القبض) أو المدفوعة (حسابات الدفع) ، والسلع المحتفظ بها للبيع (المخزون).

تستخدم الشركات المتداولة علنًا والعديد من الشركات المملوكة للقطاع الخاص مسك الدفاتر المزدوج. إنه ضروري لإعداد البيانات المالية ، مثل الميزانية العمومية وبيان الدخل وبيان التدفق النقدي ، وكذلك للمحاسبة على أساس الاستحقاق – تسجيل الإيرادات والتكاليف عند حدوثها ولكن لم يتم استلامها أو دفعها بعد. يطلب المقرضون والمستثمرون بيانات مالية قائمة على القيد المزدوج للتحقق من الوضع المالي للشركة قبل أن يفكروا في الحصول على قرض أو استثمار في رأس المال.

كيف تعمل محاسبة القيد المزدوج

القيد المزدوج في مسك الدفاتر وموازنة دفاتر الأعمال – ضمان تساوي الخصوم في الاعتمادات – مرتبط بمفهوم أساسي للتمويل يسمى المعادلة المحاسبية. تبدو هكذا:

الأصول = الخصوم + حقوق الملكية

تلخص هذه المعادلة الميزانية العمومية للشركة ، وهي واحدة من ثلاثة بيانات مالية أساسية إلى جانب بيان الدخل وبيان التدفق النقدي. يطلق عليه اسم الميزانية العمومية لأن أصول الشركة يجب أن تساوي ، أو توازن ، الدين والالتزامات المستخدمة في تمويلها.

من الناحية المثالية ، الأصول أكبر من الديون والمطلوبات ، وهذا الاختلاف يشكل حقوق المالكين أو المساهمين. تمثل حقوق الملكية القيمة بالدولار لحصة الملكية ، سواء كانت الشركة ملكية فردية أو شركة ضخمة تضم آلاف المساهمين.

في مسك الدفاتر ذات القيد المزدوج ، تسمى إدخالات الجانب الأيسر عمليات الخصم وإدخالات الجانب الأيمن هي أرصدة. يسمى المستند (أو البرنامج) حيث يتم تسجيل هذه الإدخالات بدفتر الأستاذ.

ما هي فوائد مسك الدفاتر المزدوجة؟

يمكن أن يساعد الإدخال المزدوج عملك الصغير بعدة طرق ، بما في ذلك:

• تحليل التدفقات النقدية. يتيح لك وجود حسابات أكثر من حسابات الدخل والمصروفات البسيطة إجراء تحليل شامل لكيفية تدفق الأموال من خلال عملك.
• تحديد الربحية. يسهّل الإدخال المزدوج حساب ربح عملك ، بما في ذلك أجزاء عملك الأكثر ربحية أو الأقل ربحًا.
• كشف الأخطاء والسرقة. يجعل اكتشاف أي أخطاء محاسبية وتصحيحها أسهل. يمكن أن يساعد أيضًا في تحديد الاحتيال أو الاختلاس.
• تسهيل المراجعات الخارجية. يمكن للمصارف والمستثمرين الحصول على صورة موثوقة لحالة عملك قبل أن يفكروا في إقراض الأموال أو القيام باستثمارات في الأسهم.

ما هي حدود مسك الدفاتر المزدوجة القيد؟

في الوقت نفسه ، فإن الإدخال المزدوج له بعض العيوب ، بما في ذلك:

• انه لامر معقد. إنه أكثر تعقيدًا من إمساك الدفاتر ذات القيد الفردي لأنه يتعامل مع حسابات الميزانية العمومية ومبادئ المحاسبة المختلفة ، مثل استحقاق الإيرادات والمصروفات.
• إنها مضيعة للوقت. يستغرق الاحتفاظ بدفتر الأستاذ ومراجعة أرصدة الحسابات وقتًا أطول.
• إنه مكلف. تواجه الشركات الصغيرة جدًا وقتًا أكثر صعوبة في استيعاب تكلفة تعيين محاسب أو محاسب ، أو شراء برنامج محاسبة.

ما الفرق بين القيد المزدوج ومسك الدفاتر المفرد؟

تتضمن الملخصات السريعة للاختلافات ما يلي:

• مرة مقابل مرتين. يسجل مسك الدفاتر المفرد المعاملة مرة واحدة. يسجل القيد المزدوج المعاملة مرتين ، بمبالغ متساوية ومقابل.
• مقاس. قد يكون الإدخال الفردي كافيًا للشركات الصغيرة جدًا مثل المالكين الفرديين أو العاملين لحسابهم الخاص أو الآخرين الذين لديهم عدد ضئيل من المعاملات. عادةً ما تستخدم الشركات الأكبر التي تضم عددًا أكبر من الموظفين والمعاملات المتكررة الإدخال المزدوج.
• أنواع الحسابات. يستخدم الإدخال الفردي الحسابات النقدية الشخصية والتجارية فقط ، مثل حساب التحقق ، لتتبع الإيرادات والمصروفات والشيكات والسحوبات. يستخدم الإدخال المزدوج حسابات اسمية (مثل تلك التي تظهر في بيان الدخل) لتتبع الإيرادات والمصروفات ، والحسابات الحقيقية (مثل الميزانية العمومية) لتتبع الأصول والخصوم وحقوق الملكية.
• تعقيد. يعتبر الإدخال الفردي أبسط ولكنه غير مكتمل ، لأن تسجيل المعاملات مرة واحدة فقط يجعل إعداد البيانات المالية صعبًا. يعتبر الإدخال المزدوج أكثر تعقيدًا ، ولكن من خلال إظهار كلا جانبي المعاملات من خلال عمليات الخصم والائتمان ، يسهل على الشركة إنشاء بيانات مالية.
• معلومة. من الصعب معرفة الحالة المالية للشركة بناءً على إدخال واحد لأنها لا تحتفظ بسجل للخصم والائتمان ولا تؤدي أرصدة تجريبية. نظرًا لأن محاسبة القيد المزدوج توفر مزيدًا من المعلومات حول الشركة ، فمن الأسهل التأكد من حالتها المالية.
• إعداد الضرائب. قد يكون تقديم ضرائبك أكثر صعوبة عند استخدام مسك الدفاتر ذات القيد الفردي. يجب أن يعمل محاسب الضرائب من معلومات أقل حول معاملات عملك لتحديد مسؤوليته الضريبية. يسمح الإدخال المزدوج للمحاسب بفحص الحسابات المختلفة في عملك لضمان المعاملة الضريبية المناسبة للمعاملات.

كيف تبدأ مسك الدفاتر المزدوجة القيد

يعد استخدام برنامج محاسبة أحد أسهل الطرق لبدء مسك الدفاتر المزدوجة القيد. تمتلك شركتك الصغيرة مجموعة كبيرة من الخيارات للاختيار من بينها. بعد الإعداد الأولي لنظام الإدخال المزدوج ، يتقاضى معظم مزودي البرامج رسوم اشتراك شهرية.

إذا كانت حسابات عملك بحاجة إلى تسوية أولاً ، فقد تحتاج أيضًا إلى تعيين محاسب أو محاسب قبل الاستثمار في برنامج برمجي.

4 خطوات لإنشاء نظام القيد المزدوج

لا يعد بدء نظام الإدخال المزدوج أمرًا سهلاً بالضرورة ، ولكن الخطوات الأربع التالية يمكن أن تبسط العملية:

1. قم بإعداد مخطط للحسابات
2. قم بإعداد مجلة أعمال
3. قم بإنشاء دفتر الأستاذ
4. إجراء ميزان تجريبي لدفتر الأستاذ

1. قم بإعداد مخطط للحسابات

يتطلب الإدخال المزدوج الحسابات الخمسة التالية لإدخال المدين والائتمان. تتعلق الثلاثة الأولى بالميزانية العمومية للشركة ، والاثنان الأخيران يتعلقان ببيان الدخل:

• حساب الأصول. تشمل الأصول النقد والممتلكات والمصانع والمعدات والمخزون والحسابات المستحقة القبض.
• حساب المسؤولية. تشمل المطلوبات القروض والحسابات الدائنة وائتمانات العملاء.
• حساب الأسهم. وهذا يشمل المساهمات من المالكين ، والأموال التي يتم جمعها من بيع الأسهم ، والأرباح المحتجزة.
• حساب الدخل. يشمل الدخل المبيعات والإتاوات والفوائد والإيجارات المستلمة.
• حساب المصاريف. تشمل المصروفات تكاليف الإنتاج والبيع والتكاليف العامة والإدارية (SG&A) والمصاريف الأخرى.

2. إعداد مجلة الأعمال

هذا هو المكان المناسب لتسجيل جميع المعاملات ، بترتيب زمني ، مع الوثائق ، مثل الإيصالات والفواتير والفواتير. يتم بعد ذلك تحويل معاملات دفتر اليومية وإدخالها مرتين في دفتر الأستاذ كمقابلة للخصم والائتمان. عادةً ما يتم إعداد برامج محاسبة الأعمال بتنسيقات لمجلة ودفتر الأستاذ.

3. إنشاء دفتر الأستاذ

حتى مع إعداد البرنامج ، قد يكون فهم نظام القيد المزدوج أمرًا صعبًا إذا كانت لديك خبرة محاسبية قليلة أو معدومة. أولاً ، يجب عليك مطابقة المعاملات بالحسابات المناسبة لإدخالات الخصم والائتمان. ثانيًا ، المصطلحات “مدين” و “دائن” ليست دائمًا بسيطة مثل “إضافة” و “طرح” في مسك الدفاتر ذات القيد الفردي ، بل قد تبدو غير بديهية. في بعض الحالات ، يزيد الخصم من الحساب بينما يقلله الائتمان.

النقطة المهمة هي أنه يجب موازنة الديون ، على الجانب الأيسر من دفتر الأستاذ ، من خلال ائتمانات متساوية على الجانب الأيمن ، لتتبع مصدر الأموال بشكل صحيح لكل معاملة ، ووجهة الأموال. يقوم برنامج المحاسبة بالكثير من هذا من أجلك.

لإبقائها مستقيمة ، يوجد أدناه مخطط للحسابات الخمسة الرئيسية وكيف يتم خصمها أو قيدها في مسك الدفاتر المزدوجة القيد:

فيما يلي بعض الأمثلة على مسك الدفاتر المزدوجة القيد:

لنفترض أن عملك ، بائع عبر الإنترنت لأدوات الطهي وأدوات المطبخ ، يؤمن قرضًا مصرفيًا بقيمة 20000 دولار. سيبدو سجل القيد المزدوج لمعاملة القرض كما يلي:

الآن ، باستخدام جزء من عائدات القرض ، لنفترض أنك اشتريت ما قيمته 10000 دولار من أدوات الطهي بالجملة لمخزونك. إليك كيف سيبدو هذا في الإدخال المزدوج:

أخيرًا ، تشتري إعلانات بمبلغ 2500 دولار. يمكنك تسجيل التكاليف كإدخال مزدوج بهذه الطريقة:

4. إجراء ميزان المراجعة لدفتر الأستاذ

ميزان المراجعة هو مراجعة لدفتر الأستاذ لضمان تطابق المدين والائتمان. هذا هو الوقت المناسب للعثور على أي أخطاء وتصحيحها بحيث يمكن استخدام دفتر الأستاذ لإعداد البيانات المالية للشركة. عادة ما تقوم بإجراء هذه المراجعة شهريًا.