يمكن أن يمثل تعيين موظفك الأول خطوة مثيرة لمالك الأعمال الصغيرة: تزيد مبيعاتك ، ويستمر العمل في الظهور ، وقد حان الوقت أخيرًا للتفكير في إضافة المزيد إلى فريقك.
من الناحية المثالية ، يكون موظفك الأول متحمسًا وملتزمًا مثلك تمامًا. إنهم يشاركونك رؤيتك وقيمك ، ويساهمون بالمهارات الحاسمة لمساعدتك في الوصول إلى أهداف عملك ، والازدهار في كل من تحديات ومكافآت الحياة في شركة في مرحلة مبكرة.
لتعظيم فرصك في العثور على الشخص المناسب ، يجب على أصحاب الأعمال مراعاة احتياجات العمل ، بالإضافة إلى فهم المتطلبات القانونية واللوجستية التي تدخل في عملية التوظيف الأولى.
هل أنت مستعد لتوظيف أول موظف لديك؟ 3 أسئلة لطرحها
- ما هي احتياجات العمل التي سيلبيها موظفك؟
- هل يمكنك تحمل تكاليف التوظيف؟
- هل أنت مستعد للامتثال لقانون العمل المعمول به؟
يمكن أن يساعدك تقييم احتياجات عملك وتكاليفه والالتزامات الأخرى المرتبطة بتعيين موظفك الأول في الحصول على التعيين المناسب في الوقت المناسب. كما أنه يزيد من احتمالات أن يكون الموظف الجديد مناسبًا لمؤسستك على المدى الطويل – مما يساعدك على تحقيق معالم العمل أثناء تنمية شركتك. قبل أن تنشر إعلانًا عن وظيفة ، أجب عن الأسئلة التالية للتأكد من استعدادك لتوظيفك لأول مرة.
1. ما هي احتياجات العمل التي سيلبيها موظفك؟
هناك سببان رئيسيان لإضافتهما إلى فريقك:
1. لزيادة السعة الداخلية حتى تتمكن من الاستمرار في تلبية احتياجات العملاء والاضطلاع بمزيد من العمل.
ابدأ بتحديد نوع المساعدة التي تحتاجها والمهارات التي يجب أن يتمتع بها الشخص والجدول الزمني للتوظيف. هل تحتاج إلى اختصاصي يمكنه القفز والمساعدة على الفور عبر العديد من المشاريع والعملاء ، أو متخصص يجلب الخبرة الفنية؟
إذا كنت تعاني من أزمة بسبب الزيادة الموسمية في المبيعات ، ففكر في الشكل الذي قد تبدو عليه احتياجاتك في غضون ثلاثة إلى ستة أشهر. قد يكون لموظفك الأول دور مؤقت. إذا كانت المساعدة المستمرة ضرورية بعد انتهاء المشروع ، فقد تكون مستعدًا لإضافة منصب دائم إلى فريقك. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فلا يزال من الممكن أن يساعدك تعيين موظف مؤقت أو مقاول مستقل في تلبية الاحتياجات المؤقتة وزيادة عدد موظفيك حتى تصبح جاهزًا لتعيين وظيفة بدوام كامل.
2. هل يمكنك تحمل تكاليف التوظيف؟
يمكن أن يكون تعيين موظف جديد مكلفًا للوقت والتكلفة. قد تعمل شركة متنامية على توسيع ميزانيتها للتعيين بعد إجراء تحليل التكلفة والعائد واكتشاف أن هذا هو الخيار الأفضل لدعم الاستدامة على المدى الطويل. على سبيل المثال ، قد تسأل نفسك ما إذا كنت ستتمكن من الاستمرار في زيادة الإيرادات خلال الأشهر الستة المقبلة دون توظيف.
تتضمن بعض النفقات المتعلقة بالموظفين التي يجب مراعاتها عند اتخاذ قرار بشأن ما إذا كان بإمكانك تحمل تكاليف توظيف موظف بدوام كامل ما يلي:
مرتب
القاعدة العامة هي أن الشركة يجب ألا تنفق أكثر من 20٪ إلى 30٪ من إجمالي إيراداتها على الرواتب. تعتبر شركات الخدمات استثناء لهذه القاعدة – فقد تنفق ما يصل إلى 50٪ من إجمالي الإيرادات على كشوف المرتبات.
احسب إجمالي إيراداتك وقم بإجراء تحليل رواتب تنافسي لمعرفة ما إذا كان الراتب الذي يمكنك تقديمه تنافسيًا بما يكفي لجذب النوع الذي تريده من الموظفين والاحتفاظ به. حدد ما إذا كان يمكنك تحويل هذه الأموال إلى كشوف المرتبات دون المساس بمجالات أخرى من عمليات عملك.
ضرائب العمل
أرباب العمل مسؤولون عن دفع ضرائب الرواتب الفيدرالية ، بما في ذلك مساهمة صاحب العمل في أموال الضمان الاجتماعي وضرائب الرعاية الطبية ، وضريبة البطالة الفيدرالية (FUTA) ، التي تمول برامج التأمين ضد البطالة الفيدرالية. تفرض بعض الولايات أيضًا ضريبة إضافية للتأمين ضد البطالة (SUTA) ، والتي توفر التمويل لبرامج التأمين ضد البطالة الحكومية.
التأمين ومزايا الموظفين
تطلب كل ولاية أمريكية باستثناء تكساس من أصحاب العمل الحصول على تغطية تأمينية لتعويض العمال. تطلب بعض الولايات أيضًا من أصحاب العمل تمويل تأمين العجز المؤقت. في العديد من الولايات ، هذا ليس ضروريًا حتى تصل إلى عدد معين من الموظفين ، لذا تحقق من وزارة العمل في ولايتك لتحديد متطلباتك. على الرغم من أن الحكومة الفيدرالية لا تطلب من الشركات التي يقل عدد موظفيها عن 50 موظفًا تقديم تغطية التأمين الصحي ، فإن بعض الشركات الصغيرة تقدم هذه الميزة كجزء من حزمة التعويض الإجمالية للموظف.
التوظيف والتوظيف
تستغرق عملية التوظيف والتعيين وقتًا طويلاً. يمكن للساعات التي تقضيها في هذه المهام أن تأخذك بعيدًا عن تطوير الأعمال والأنشطة المدرة للدخل الأخرى. ضع في اعتبارك قيمة وقتك عند التوظيف ، وفكر فيما إذا كان بإمكانك تحمل تكاليف الاستعانة بمصادر خارجية للتعيين.
التدريب والإدارة
بمجرد تعيينك ، تصبح مسؤولاً عن إدارة موظفك. في بعض الحالات ، يمكن أن يكون تعيين موظف واعد لديه خبرة أقل وتدريبه بنفسك (أو الدفع مقابل التدريب) خيارًا فعالاً من حيث التكلفة. إذا كنت لا تستطيع تحمل إنفاق الوقت أو الأموال على التدريب والتطوير ، فإن توظيف شخص يتمتع بالمهارات التي تحتاجها فورًا – وإن كان ذلك مقابل راتب أعلى – يمكن أن يكون أسرع. على الرغم من أنك لا تزال بحاجة إلى توفير الإدارة والإشراف اليومي.
المعدات ومساحة العمل
ضع في اعتبارك المعدات التي ستحتاج إلى توفيرها. هل سيعمل موظفك الجديد عن بُعد من المنزل ، أم سيحتاج إلى مساحة مكتبية؟ احسب تكاليف المعدات والبنية التحتية وأضفها إلى ميزانيتك.
3. هل أنت مستعد للامتثال لقانون العمل المعمول به؟
يتعين على أصحاب العمل المشمولين بالامتثال لقوانين العمل المحلية والولائية والفيدرالية. ما إذا كان العمل يعتبر صاحب عمل مشمول أم لا يختلف باختلاف الولاية القضائية ونوع التنظيم. استشر جميع إدارات العمل الحكومية والفدرالية والمحلية المعمول بها لمعرفة القوانين التي تنطبق عليك.
تفرض وزارة العمل الأمريكية أكثر من 180 قانونًا على المستوى الفيدرالي ، بما في ذلك قوانين الأجور والساعات بموجب قانون معايير العمل العادلة (FLSA) ، وقوانين السلامة والصحة في مكان العمل كما هو مطلوب بموجب قانون السلامة والصحة المهنية (OSHA) ، ومتطلبات إجازة العمل بموجب قانون الإجازة العائلية والطبية (FMLA). ضع في اعتبارك أنه لن يتم تطبيق جميع القوانين على جميع الأنشطة التجارية ، ولكن يجب أن تكون على دراية بما قد ينطبق على عملك.
https://www.youtube.com/watch؟v=viiOgcJEHSo
كيف توظف أول موظف لديك في 4 خطوات
- استكمال متطلبات الترخيص والتسجيل
- الاستعداد للامتثال لقانون العمل
- أعلن ، وإجراء مقابلة ، وتقديم عرض
- وظف موظفك الجديد
بمجرد أن تصبح جاهزًا للتوظيف ، فقد حان الوقت لبدء عملية تعيين الموظفين. اتبع هذه الخطوات الأربع لتوظيف أول موظف لديك:
1. استكمال متطلبات الترخيص والتسجيل
قبل تعيين أول موظف لك ، تأكد من تحديث جميع تسجيلات وتراخيص الأعمال التجارية على مستوى الولاية والفيدرالية:
سجل عملك مع الدولة
إذا لم تكن قد قمت بالتسجيل بالفعل ، فقم بالتسجيل في الولاية ، وإذا كان ذلك ممكنًا ، في مدينتك أو أي ولاية قضائية محلية أخرى. ستحتاج إلى التسجيل والترخيص الحاليين لتوظيف موظف بشكل قانوني وحماية اسم عملك ، من بين الحماية القانونية الأخرى التي يوفرها التسجيل. قد تكون هذه هي الخطوة الأولى.
التقدم بطلب للحصول على رقم تعريف صاحب العمل (EIN)
رقم تعريف صاحب العمل (EIN) هو رقم صادر فيدراليًا تستخدمه الحكومة لتحديد عملك من أجل الضرائب والأغراض الأخرى. يمكنك التقدم مجانًا عبر الإنترنت من خلال مصلحة الضرائب الأمريكية.
سجل كصاحب عمل في قسم العمل في ولايتك
التسجيل في وزارة العمل في ولايتك ضروري بمجرد أن تصل إلى حد معين للأجور. في هذه المرحلة ، تخضع لدفع ضرائب ومزايا مختلفة ، مثل العجز وضريبة البطالة الفيدرالية (FUTA). تحتفظ إدارة الأعمال الصغيرة بقائمة بمكاتب العمل الحكومية التي يمكنك الاتصال بها للحصول على مزيد من المعلومات. اعتمادًا على الولاية ، قد يُطلب منك أيضًا التسجيل في مكتب البطالة بالولاية.
2. الاستعداد للامتثال لقانون العمل
تأكد من تحديد جميع الصناديق عندما يتعلق الأمر بالامتثال لقوانين العمل. تتضمن بعض الخطوات الأساسية التي يجب اتخاذها ما يلي:
عرض ملصقات قانون العمل
تطلب وزارة العمل الأمريكية (DOL) من أصحاب العمل عرض ملصقات قانون العمل في مكان العمل – أو توفيرها إلكترونيًا للعمال عن بعد. استشر وزارة العمل لتحديد الملصقات التي يجب عليك عرضها وللحصول على أي ملصقات حكومية قابلة للتطبيق.
شراء تأمين تعويض العمال
اكتشف ما إذا كان سيُطلب منك توفير تأمين تعويض العمال. إذا كان الأمر كذلك ، فابحث عن شركات النقل وتأمين التغطية قبل التوظيف.
ضع خطة إدارة كشوف المرتبات
حدد عدد المرات التي ستدفع فيها لموظفيك ، ونوع برامج المحاسبة والرواتب التي ستستخدمها ، وكيف ستقتطع الضرائب وتقدمها – ضريبة الدخل الفيدرالية وضريبة دخل الولاية ، إن وجدت. يمكن أن يساعد أخصائي الموارد البشرية أو الضرائب في تطوير معالجة الدفع وخطة استقطاع الضرائب والامتثال لقانون الولاية والقانون الفيدرالي المعمول به.
قم بإنشاء دليل الموظف
العلاقات المهنية الناجحة تدور حول التوقعات الواضحة والتواصل. قبل إحضار الموظف الجديد ، اقض بعض الوقت في تحديد توقعاتك في دليل الموظف. قم بتضمين إجازة مدفوعة الأجر ، والإجازة المرضية ، وعمليات المراجعة ، ومتطلبات السلوك المهني.
3. أعلن ، وإجراء مقابلة ، وتقديم عرض
ابدأ بإنشاء وصف وظيفي يتضمن مسؤوليات الوظيفة الرئيسية والمؤهلات ، ومعلومات التعويضات والمزايا ، وخطوات حول كيفية التقديم. تطلب بعض الولايات من أصحاب العمل الكشف عن نطاقات الرواتب في وظائف شاغرة ، لذا تحقق مع وزارة العمل في ولايتك للتأكد من أن منشوراتك متوافقة.
قم بالإعلان عن منصبك الشاغر عن طريق نشره على موقع الويب الخاص بك ، ومشاركته على حساباتك المهنية والشخصية على وسائل التواصل الاجتماعي ، ونشره على لوحات الوظائف. يمكنك أيضًا المشاركة مع أعضاء شبكتك المهنية وطلب الإحالات – وحتى الوصول إلى جهات الاتصال الموصى بها والتي قد تكون مناسبة لك.
عندما تتلقى الطلبات ، يمكنك جدولة مكالمات فحص موجزة واختيار ثلاثة إلى أربعة مرشحين مؤهلين للتقدم إلى عملية مقابلة أكثر تعمقًا. يمكنك أيضًا إجراء فحوصات مرجعية أو مطالبتهم بإجراء اختبار مهارات. من هناك ، حدد المتأهل للتصفيات النهائية وقم بتمديد العرض.
4. تعيين الموظف الجديد الخاص بك
بمجرد أن يقبل المرشح عرضًا ، فأنت جاهز لتعيين موظفك الجديد رسميًا. فيما يلي بعض الخطوات التي يجب اتخاذها لإعدادهم للوظيفة:
- إصدار عقد عمل. اعمل مع مستشار أو محامي الموارد البشرية الخاص بك لإعداد عقد عمل لك ولموظفك الجديد لتوقيعه.
- جمع النماذج. اجمع نماذج التوظيف الجديدة واختيار المزايا والضرائب ، والتي قد تتضمن نموذج W-4 وشهادة استقطاع الموظف ونموذج I-9 (للتحقق من أهلية التوظيف في الولايات المتحدة) و W-2.
- أبلغ عن توظيفك. أبلغ عن تعيينك الجديد إلى وزارة العمل في ولايتك للحفاظ على الامتثال والسماح لولايتك بتنفيذ أوامر إعالة الطفل الحالية ، إن أمكن.
- بدء كشوف المرتبات. بدء كشوف المرتبات ، والتأكد من حجب ضرائب الرواتب اللازمة من أجور الموظفين.
قم بإدارة أموالك حيث تربحها مع Shopify Balance
Shopify Balance هو حساب مالي مجاني يتيح لك إدارة أموال عملك من Shopify admin. لا تدفع أي رسوم شهرية ، واحصل على دفعات قبل أربعة أيام ، واكسب استرداد نقدي على المشتريات المؤهلة.
اكتشف Shopify الرصيد
كيفية تعيين أول موظف لديك أسئلة وأجوبة
ما مقدار الإيرادات التي يجب أن تحصل عليها قبل تعيين أول موظف لديك؟
القاعدة العامة هي أن الشركة يجب ألا تنفق أكثر من 20٪ إلى 30٪ من إجمالي إيراداتها على الرواتب.
هل الإعداد ضروري لموظف جديد؟
نعم ، كحد أدنى ، تتضمن عملية إعداد الموظف فهم وظائف الوظيفة ، والتدريب على كيفية استخدام أنظمة مكان العمل الحالية ، والتأكد من معرفة الموظفين بمن يتواصلون مع الأسئلة المتعلقة بالوظيفة.
كيف أقوم بإعداد كشوف المرتبات لأول موظف لدي؟
يمكن أن تكون معالجة كشوف المرتبات معقدة. يمكن لمستشار الموارد البشرية مساعدتك في إعداد وإدارة نظام كشوف المرتبات ، ولكن بشكل عام ، اتبع الخطوات التالية: حدد برنامج كشوف المرتبات اجمع W-4s إنشاء جدول الرواتب اقتطاع الضرائب ودفعها نماذج ضرائب الملفات وإرسال الموظف W-2s