ما هي أتمتة سير العمل وكيفية تنفيذها (2023)

بالنسبة لشركات التجارة الإلكترونية التي تحتاج إلى الاستجابة بسرعة للعملاء وتسجيل المعاملات وإدارة المخزون ، يعد استخدام التكنولوجيا أمرًا أساسيًا. إحدى الطرق السهلة التي يمكن لأصحاب الأعمال الصغيرة من خلالها تبسيط عمليات أعمالهم هي أتمتة سير العمل. في هذه المقالة ، نشرح ماهية أتمتة سير العمل وكيف يمكنك استخدامها لجعل عملك أكثر كفاءة.

ما هي أتمتة سير العمل؟

أتمتة سير العمل هي عملية استخدام البرامج أو التكنولوجيا لأتمتة المهام والوظائف التي تم تعيينها سابقًا للبشر. يمكن أن تتضمن هذه المهام تتبع الطلبات وإصدار الإيصالات وإدارة شكاوى العملاء والمزيد. تهدف المهام الآلية إلى جعل العمليات التجارية أسرع وأسهل وأقل عرضة للخطأ.

ثلاثة أنواع من أتمتة سير العمل

1. الأتمتة المستندة إلى القواعد
2. الأتمتة القائمة على الأحداث
3. الأتمتة القائمة على البيانات

تعتمد أتمتة سير العمل على البرامج التي تندرج عادةً في إحدى هذه الفئات الثلاث.

1. الأتمتة المستندة إلى القواعد. يستخدم هذا النوع من الأتمتة منطقًا قائمًا على القواعد ، وعادةً ما يكون هيكل “if-then” ، لأتمتة المهام اليومية. على سبيل المثال ، قد يستخدم متجر التجارة الإلكترونية الأتمتة المستندة إلى القواعد لتحديد ما إذا كان العميل مؤهلاً للشحن المجاني. إذا كانت عملية شراء العميل تساوي أو تزيد عن مبلغ معين ، على سبيل المثال 50 دولارًا ، فإن البرنامج يطبق الشحن المجاني على عربة التسوق الخاصة بالعميل. إذا كان الشراء أقل من 50 دولارًا ، فسيضيف البرنامج تكاليف الشحن.
2. الأتمتة القائمة على الأحداث. يبدأ التشغيل الآلي المستند إلى الحدث بعد حدث معين. على سبيل المثال ، قد تتم برمجة البرنامج لإعلام أنظمة كمبيوتر المستودعات تلقائيًا عند شراء عنصر على موقع ويب للتجارة الإلكترونية. يمكن استخدامه أيضًا لإرسال تنبيه للعميل عند تسليم منتجهم.
3. الأتمتة القائمة على البيانات. باستخدام الأتمتة القائمة على البيانات ، تستخدم الشركات التكنولوجيا والبيانات لأتمتة القرارات. على سبيل المثال ، قد يتتبع متجر التجارة الإلكترونية عدد النقرات على المنتجات في متجر عبر الإنترنت. إذا كان منتج معين لا يتلقى العديد من النقرات مثل المنتجات الأخرى ، فقد تقلل الخوارزمية السعر تلقائيًا في محاولة لتحفيز اهتمام العملاء.

على سبيل المثال ، تستخدم أداة أتمتة التجارة الإلكترونية الخاصة بنا Shopify Flow جميع الأنواع الثلاثة لأتمتة سير العمل. يعتمد على تنسيق “المشغل والشرط والإجراء” بدون رمز. في الأساس ، “المشغل” هو حدث يبحث عنه Flow ويؤدي إلى تشغيل الأتمتة. ثم يجب استيفاء “الشرط” ، و “الإجراء” هو المهمة التي تكتمل عند استيفاء الشرط.

https://www.youtube.com/watch؟v=QjWIs4PyL0E

إليك ما قد يبدو عليه سير العمل الذي يضيف عميلاً تلقائيًا إلى برنامج الولاء الخاص بك:

• عامل التفعيل: يتم تقديم الطلب.
• الحالة: يجب أن يكون إجمالي الطلب 500 دولار أو أكثر.
• الإجراء: يتم تمييز العميل على أنه VIP في النظام.

فوائد أتمتة سير العمل للشركات الصغيرة

يمكن أن توفر أتمتة سير العمل العديد من الفوائد للشركات الصغيرة. وتشمل هذه:

• تحسين الكفاءة والإنتاجية. قد يساعد استخدام البرامج لأتمتة مهام سير العمل عملك على إنجاز المزيد في وقت أقل. على سبيل المثال ، يمكن للبرنامج أتمتة عملية إنشاء الفواتير عن طريق ملء الفراغات للحصول على تفاصيل الشراء في نموذج بسيط. بهذه الطريقة لا يتعين عليك القيام بذلك بنفسك في كل مرة تحتاج فيها إلى فاتورة.
• زيادة الدقة وتقليل الأخطاء. الأتمتة أقل عرضة للأخطاء الحسابية والكتابية من البشر. يمكن أن يساعدك في إدخال البيانات وتحليلها ، وحساب أشياء مثل إجمالي النفقات أو الإيرادات دون ارتكاب أخطاء.
• تعاون وتواصل أفضل. يمكن أن تساعد الأتمتة الفرق المختلفة على التواصل مع بعضها البعض والعمل معًا. يمكنه ، على سبيل المثال ، إبلاغ جميع الإدارات بأمر ما ، بدلاً من ترك الأمر للأقسام الفردية لإخبار بعضها البعض عنه.
• توفير في التكاليف. من خلال توفير وقت موظفيك ، يمكن أن تقلل الأتمتة من تكاليف الأعمال ، خاصة بالنسبة للعمالة. على سبيل المثال ، قد يؤدي استخدام البرنامج الذي يسجل تلقائيًا جميع مشتريات العملاء في سجلات مسك الدفاتر إلى تجنب الحاجة إلى تعيين موظف لتسجيل المشتريات يدويًا. Shopify أتمتة التسويق ، على سبيل المثال ، تسهل عليك زيادة المبيعات ، وبناء علاقات أقوى مع العملاء ، ولديك المزيد من الوقت للتركيز على مهام العمل الأخرى. باستخدام أتمتة التسويق التي تعمل دائمًا ، يمكنك إشراك العملاء في كل مرحلة من مراحل رحلتهم وتحريك نمو عملك.
• زيادة رضا الموظفين. من المرجح أن يكون العمال الذين يؤدون مهامًا متكررة ومملة وتستغرق وقتًا طويلاً غير راضين عن وظائفهم. يمكن لأتمتة سير العمل أن تحررهم للتعامل مع واجبات أكثر تعقيدًا تتطلب تفاعلًا شخصيًا مع بعضهم البعض والعملاء ، مما يزيد من رضاهم الوظيفي.
• تحليل البيانات. الأتمتة مفيدة بشكل خاص لتنظيم وتحليل بيانات الأعمال. على سبيل المثال ، يمكن لبعض البرامج توفير معلومات عن العناصر الموجودة في مخزونك بأعلى نسب النقر للشراء. يمكن أن يساعدك هذا في معرفة أوصاف المنتج التي من المرجح أن تغري القارئ بالشراء.

يسهّل Shopify Flow إعداد سير عمل يخفي المنتجات ويوقفها مؤقتًا ويعيد نشرها ، بناءً على قواعد محددة مسبقًا حول الكمية. إليك ما سيبدو عليه التطبيق:

عندما ينتقل أحد المنتجات أدناه ، على سبيل المثال ، 10 عناصر متبقية في المخزون ، يمكن لسير العمل إرفاق رسالة “كمية منخفضة” بالعنصر الموجود على موقعك ، ثم إرسال إشعار Slack إلى فريق الاستيفاء الخاص بك لإعادة ترتيب العنصر. عند شراء العنصر الأخير ، فسيتم إزالته تلقائيًا من واجهة متجرك. وعندما تحصل أخيرًا على المزيد منه في المخزون ، فإنه يعيد نشر العنصر مرة أخرى على موقعك.

كيفية تنفيذ أتمتة سير العمل

1. تحديد العمليات التي يمكن أتمتتها
2. تقييم سير العمل الحالي وتحديد الاختناقات
3. اختر الأدوات والتكنولوجيا المناسبة
4. اختبار وتنفيذ سير العمل الآلي
5. مراقبة وقياس النتائج

تتيح العديد من أدوات تحليل سير العمل لأصحاب الأعمال أتمتة المهام الشائعة المتكررة. باتباع هذه الخطوات ، قد تجد طرقًا لأتمتة مهام سير العمل في عملك.

1. تحديد العمليات التي يمكن أتمتتها

تعتبر المهام الزائدة عن الحاجة ، مثل الإدخال اليدوي للبيانات أو مسك الدفاتر الأساسي ، مناسبة تمامًا للأتمتة. المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً ولكنها بسيطة هي أيضًا تلك التي يمكن أتمتتها. لنفترض أنك تدير متجرًا للتجارة الإلكترونية ويجب عليك إنشاء ملصق بريدي يدويًا وإرساله بالبريد الإلكتروني كلما طلب أحد العملاء إرجاع. باستخدام الأتمتة ، يمكنك تطوير برنامج يقوم بإنشاء ملصق شحن وإرسال رسائل بريد إلكتروني إلى العميل متى أراد إرجاع شيء ما.

2. تقييم سير العمل الحالي وتحديد الاختناقات

حدد أين في عملياتك الحالية يبدو أن العمل يتقدم ببطء. على سبيل المثال ، لا يواجه متجر الموسيقى الافتراضي الخاص بك مشكلة في بيع الأدوات وطلبات الشحن ولكنه يكافح لإعادة تخزين المخزون. في هذه الحالة ، قد ترغب في التفكير في أتمتة مهام سير العمل بحيث كلما تم بيع عدد معين من العناصر ، يرسل البرنامج تلقائيًا أمر شراء لتجديد المخزون.

من المفيد أيضًا التماس ملاحظات الموظفين عند محاولة تبسيط سير العمل ، وإلا فقد يتسبب برنامج التشغيل الآلي في عدم الكفاءة عن غير قصد.

تخيل متجرًا للتجارة الإلكترونية يتبنى نظامًا للموافقة على النفقات يطلب من الموظفين إدخال النفقات في برنامج ما ، ثم يرسل تلقائيًا طلب موافقة إلى المدير التنفيذي. ومع ذلك ، إذا كان موظفوك مسؤولين بالفعل عن إجراء عمليات شراء روتينية صغيرة للأعمال لإمدادات الشحن ، فإن مطالبتهم فجأة بتقديم التذاكر والحصول على الموافقة قد يضيع وقتهم والمدير التنفيذي. يمكن أن تساعد ملاحظات الموظف في تجنب هذه الأنواع من أخطاء التصميم.

3. اختر الأدوات والتكنولوجيا المناسبة

بمجرد تحديد العمليات اليدوية التي تستغرق وقتًا طويلاً ، فقد حان الوقت لاختيار برنامج أتمتة سير العمل. تعتمد أدوات أتمتة سير العمل المناسبة على مجال عملك والعملية التي تريد أتمتتها. لا يجب أن تكون هذه الأدوات باهظة الثمن أو تتطلب معرفة بالترميز. لأصحاب متاجر التجارة الإلكترونية ، على سبيل المثال ، Shopify Flow يوفر القدرة على تخصيص عمليات الأتمتة باستخدام واجهة السحب والإفلات بدلاً من الكود. لمعرفة المزيد ، تحقق من تقريرنا حول 10 طرق مختلفة يمكنك استخدامها Shopify Flow لأتمتة مهام المكتب الخلفي.

ملاحظة: Shopify Flow متاح فقط للعملاء في خطط Advanced و Shopify Plus.

https://www.youtube.com/watch؟v=je6vfmO6Hp0

4. اختبار وتنفيذ سير العمل الآلي

بمجرد إنشاء مهام سير عمل تلقائية ، جرب بعض المعاملات التدريبية للعثور على أي أخطاء جسيمة قبل دمج الأتمتة في عملك. ضع في اعتبارك أتمتة سير العمل لإنشاء تسمية إرجاع يتم إرسالها تلقائيًا بالبريد الإلكتروني إلى العميل. قبل طرحه ، سيكون من المنطقي بالنسبة لك إرسال بعض طلبات الإرجاع للاختبار للتأكد من عدم وجود أخطاء عند إرسال ملصق الإرجاع. إذا واجهت مشاكل ، فقم بتعديل برنامج سير العمل أو استشر متخصصًا في الترميز للحصول على المساعدة.

5. رصد وقياس النتائج

بمجرد تنفيذ سير العمل الآلي الجديد الخاص بك بشكل صحيح ، ربما لا يجب عليك فقط تعيينه ونسيانه. حتى أتمتة سير العمل الأكثر موثوقية يمكن أن تتعرض لأخطاء أو مشاكل غير متوقعة لم تحدث من قبل. قد تجد ، على سبيل المثال ، أن تسميات الإرجاع التي ترسلها بالبريد الإلكتروني إلى العملاء تنتهي أحيانًا في مجلدات البريد العشوائي الخاصة بهم. إذا واجهت هذه المشكلة عند مراقبة كيفية عمل الأتمتة في العالم الحقيقي ، فيمكنك إصلاحها عن طريق تذكير العملاء بالتحقق من البريد العشوائي.