دليل أصحاب الأعمال الصغيرة (2023)

مع نمو عملك ، ستحتاج إلى المساعدة – وبمجرد إضافة موظفين ، ستحتاج إلى نظام منظم لدفع رواتبهم.

يمكن أن يساعدك تقويم كشوف المرتبات في التنظيم (والبقاء) ، وتوفير الشفافية والقدرة على التنبؤ لفريقك ، والمساعدة في إدارة التدفق النقدي ، وتسهيل تحويل معالجة كشوف المرتبات إلى محاسب أو محاسب.

في هذه المقالة ، سنرشدك إلى كيفية إعداد تقويم كشوف المرتبات وكيفية اختيار جدول الرواتب الأكثر منطقية لشركتك الصغيرة.

ما هو تقويم الرواتب؟

تقويم الرواتب هو جدول زمني لدفع رواتب موظفيك. كحد أدنى ، سيتضمن تقويم كشوف المرتبات فترات الدفع وتواريخ الدفع للسنة الحالية. تتضمن بعض تقاويم كشوف المرتبات أيضًا معلومات حول تكرار الدفع والمواعيد النهائية للجدول الزمني وتواريخ معالجة كشوف المرتبات.

4 فوائد وجود تقويم الرواتب

1. إدارة التدفق النقدي الاستراتيجي
2. أنظمة داخلية منظمة
3. تحسين علاقات الموظفين
4. الامتثال لقانون الولاية

يمكن أن تساعد تقويمات كشوف المرتبات أصحاب الأعمال في إدارة التدفق النقدي ، وتنظيم مسك الدفاتر والمحاسبة والاستعانة بمصادر خارجية ، والحفاظ على علاقات إيجابية مع الموظفين ، والامتثال لقانون الولاية والقانون الفيدرالي. فيما يلي نظرة عامة على الفوائد:

1. إدارة التدفق النقدي الاستراتيجي. تحدث المصاريف غير المخطط لها ، ولكن لا ينبغي أن يكون جدول الرواتب واحدًا منها. يتيح لك إعداد تقويم كشوف المرتبات عرض وإدارة التزاماتك المعلقة وتجنب المفاجآت. يمكن أن يساعدك أيضًا في تحديد جدول الدفع الأمثل بناءً على التدفق النقدي الخاص بك.
2. أنظمة داخلية منظمة. يمكن أن يساعدك الاحتفاظ بتقويم كشوف المرتبات في تنظيم أنظمة المحاسبة الداخلية وتجنب المدفوعات الفائتة أو الأخطاء. تسهل تقويمات كشوف المرتبات أيضًا الاستعانة بمصادر خارجية لمهام كشوف المرتبات إلى محاسب أو محاسب.
3. تحسين علاقات الموظفين. يحتاج موظفوك إلى معرفة متى سيتم دفع رواتبهم. يمكن أن يؤدي تاريخ الدفع المتأخر أو سوء التواصل حول جدول الدفع إلى تآكل العلاقة بين صاحب العمل والموظف. يوفر تقويم كشوف المرتبات إمكانية التنبؤ والشفافية ويساعد موظفيك على التخطيط لأمورهم المالية الشخصية.
4. الامتثال لقانون الولاية. تنظم العديد من الولايات الأمريكية تردد رواتب الموظفين. يمكن أن يساعدك إعداد تقويم كشوف المرتبات على الامتثال.

إيجابيات وسلبيات تقويم الرواتب

يدفع معظم أصحاب الأعمال أجور الموظفين إما أسبوعيًا أو نصف شهريًا أو نصف شهريًا أو شهريًا. فيما يلي نظرة عامة على إيجابيات وسلبيات كل منها:

كشوف المرتبات الأسبوعية

إذا اتبعت تقويم رواتب أسبوعي ، فسوف تدفع لموظفيك في نفس اليوم من كل أسبوع ، بإجمالي 52 فترة دفع في السنة.

• إيجابيات الرواتب الأسبوعية. يعد تقويم كشوف المرتبات هذا مثاليًا للشركات التي يعمل بها عمال بالساعة وتتقلب احتياجات العمالة والدخل. إذا قام موظفوك بتسجيل المزيد من الساعات عندما تكون مشغولاً (وأقل عندما لا تكون كذلك) ، يمكن لجدول الدفع الأسبوعي تبسيط ضبط وقت الموظف ومواءمة التزامات كشوف المرتبات الخاصة بك مع دخل عملك.
• سلبيات الرواتب الأسبوعية. كلما زاد رواتب موظفيك ، زاد عدد العاملين في عملية كشوف المرتبات. إذا لم يتقلب نشاط عملك كثيرًا ، فمن المحتمل ألا يكون هذا الجدول الزمني مثاليًا.

تحظى تقويمات كشوف المرتبات الأسبوعية بشعبية في المطاعم والمتاجر التقليدية التي تكون أكثر انشغالًا في الليالي أو عطلات نهاية الأسبوع. قد يروق جدول الدفع هذا أيضًا لمالك أعمال التجارة الإلكترونية الذي يحتاج إلى مساعدة إضافية حول العطلات أو تقلبات موسمية أخرى في النشاط.

كشوف المرتبات كل أسبوعين

على غرار تقويم الرواتب الأسبوعي ، يدفع تقويم نصف شهري أجور الموظفين في يوم محدد من الأسبوع. إذا كنت تتبع تقويمًا نصف شهريًا ، فستقوم بتشغيل كشوف المرتبات كل أسبوعين ، أو 26 مرة في السنة.

• إيجابيات كشوف المرتبات نصف الشهرية. يقدم تقويم كشوف المرتبات هذا العديد من مزايا الجدول الأسبوعي ولكنه يقلل إلى النصف عدد المرات التي تعالج فيها كشوف المرتبات كل عام. على غرار الجدول الأسبوعي ، يمكن لتقويم كشوف المرتبات كل أسبوعين مواءمة نفقات العمالة مع دخل عملك. يستوعب هذا النظام أيضًا العمال بالساعة والأجور.
• سلبيات كشوف المرتبات نصف الشهرية. تسبب تقويمات كشوف المرتبات نصف الشهرية التزامات شهرية غير متسقة في كشوف المرتبات. مرتين في السنة ، ستدفع للموظفين ثلاث مرات في نفس الشهر ، مما يعني أن نفقات كشوف المرتبات الخاصة بك ستكون أعلى بنسبة 50٪ في تلك الأشهر مقارنة بالأشهر العشرة الأخرى (وهو أمر يحدث أيضًا مع تقويم الرواتب الأسبوعي). إذا لم يكن لديك النقد في متناول اليد لاستيعاب هذا التقلب ، فقد يكون من المنطقي تجنب تقويم كشوف المرتبات كل أسبوعين.

يتحمل العديد من أصحاب الأعمال التجارية الفعلية نفقات شهرية متكررة كبيرة ، مثل الإيجار والمرافق. هذا يمكن أن يجعل من الصعب استيعاب ثلاث مدفوعات للعمال في شهر مع مواكبة الفواتير الأخرى. ومع ذلك ، قد يفكر مالكو أعمال التجارة الإلكترونية الذين لديهم التزامات شهرية محدودة في هذا الجدول الزمني.

كشوف المرتبات نصف الشهرية

تشبه تقويمات كشوف المرتبات نصف الشهرية التقويمات نصف الشهرية – ولكن بدلاً من دفع رواتب موظفيك في نفس يوم الأسبوع كل أسبوعين ، ستدفع لهم في نفس التاريخ مرتين في الشهر. هذا يترجم إلى 24 يوم دفع في السنة بدلاً من 26.

• إيجابيات كشوف المرتبات نصف الشهرية. يوفر تقويم كشوف المرتبات نصف شهري الاتساق في التزامات كشوف المرتبات الشهرية الغائبة في جدول نصف شهري. نظرًا لأن العديد من الفواتير مستحقة شهريًا ، يمكن أن يساعد هذا الجدول في إدارة التدفق النقدي.
• سلبيات كشوف المرتبات نصف الشهرية. نظرًا لأنها تستند إلى تاريخ التقويم بدلاً من أيام الأسبوع ، فلن تتوافق الدفعات نصف الشهرية بالضرورة مع أسابيع عمل موظفيك. لهذا السبب ، من الأفضل تجنب جدول نصف شهري إذا كنت تستخدم عمال كل ساعة.

يمكن أن يكون تقويم كشوف المرتبات نصف شهريًا خيارًا جيدًا لأصحاب الأعمال التجارية الإلكترونية الذين لديهم عمال بأجر ، مما يوفر لموظفيك أجورًا متكررة ويمنح عملك نفقات شهرية يمكن التنبؤ بها.

كشوف المرتبات الشهرية

إذا اتبعت تقويم كشوف المرتبات الشهرية ، فسوف تدفع لموظفيك 12 مرة في السنة ، إما في تاريخ التقويم المحدد مسبقًا ، مثل اليوم الأخير من الشهر ، أو في يوم محدد من أيام الأسبوع ، مثل الجمعة الثالثة من الشهر.

• إيجابيات الرواتب الشهرية. ستقوم بتشغيل كشوف المرتبات 12 مرة في السنة فقط باستخدام تقويم الرواتب الشهري. إذا كان موظفوك يتقاضون رواتب ، فإن الجدول الشهري يمنحك الوقت للتعافي من التقلبات المؤقتة في الدخل. على سبيل المثال ، إذا كان لديك أسبوع من المبيعات البطيئة ، فسيكون لديك أكثر من ثلاثة أسابيع كاملة لتعويض الفرق قبل استحقاق كشوف المرتبات.
• سلبيات كشوف المرتبات الشهرية. يفضل بعض الموظفين رواتب أكثر تواتراً ، وتفرض بعض الولايات الأمريكية جدول رواتب أكثر تواتراً.

يمكن أن يكون تقويم كشوف المرتبات الشهرية اختيارًا جيدًا لأصحاب الأعمال التجارية الإلكترونية الذين يوظفون العمال بأجر في الولايات التي تسمح بجداول الرواتب الشهرية.

كيفية إنشاء تقويم الرواتب

1. اختر جدول الرواتب
2. قرر كيف ستدير كشوف المرتبات
3. تحديد تواريخ الدفع وفترات الدفع وتواريخ معالجة كشوف المرتبات
4. حساب للعطلات
5. ضبط التذكيرات

يعد إعداد تقويم كشوف المرتبات أمرًا بسيطًا ، حتى لو لم تقم بذلك من قبل. اتبع هذه الخطوات للبدء.

1. اختر جدول الرواتب.

الجزء الأكثر تعقيدًا في إعداد تقويم كشوف المرتبات هو اختيار جدول الرواتب. قم بتقييم قوانين الولاية وأنواع الموظفين ودورة التدفق النقدي الخاصة بك لتحديد تقويم الرواتب المناسب لشركتك الصغيرة.

2. قرر كيف ستدير كشوف المرتبات.

يجب أن تقرر ما إذا كنت ستقوم بتشغيل كشوف المرتبات يدويًا ، بمساعدة محاسب أو محاسب ، أو استخدام برنامج كشوف المرتبات.

• إذا كنت تستخدم محاسبًا أو محاسبًا ، زودهم بجدول الرواتب ومعلومات الموظفين ومعلومات الحساب.
• إذا كنت تستخدم برنامج كشوف المرتبات ، يجب عليك (أو محاسبك أو محاسبك) إدخال جدول الدفع المحدد والمعلومات المحاسبية في نظام البرنامج. تأكد من دقة تواريخ الدفع المتوقعة ، وقم بتشغيل التذكيرات للتأكد من أن كشوف المرتبات تعمل بسلاسة.
• إذا قمت بتشغيل كشوف المرتبات يدويًا ، انتقل إلى الخطوة الثالثة.

3. تحديد تواريخ الدفع وفترات الدفع وتواريخ معالجة كشوف المرتبات.

راجع التقويم الخاص بالسنة الحالية وحدد تواريخ الدفع الخاصة بك وفترات الدفع المقابلة. بعد ذلك ، اعمل للخلف من تواريخ الدفع لتحديد متى ستحتاج إلى تشغيل كشوف المرتبات لدفع رواتب موظفيك.

4. حساب أيام العطل

لا تنس الإجازات وعطلات نهاية الأسبوع. إذا كنت تدفع بناءً على تاريخ التقويم ، فهذه مسألة وقت فقط قبل أن يقع يوم الدفع في أحد هذه الأيام.

إذا كنت تدفع لموظفيك في يوم معين من الأسبوع ، فستحتاج إلى الانتباه لقضاء العطلات الرسمية. انتبه بشكل خاص لعيد الميلاد ورأس السنة الجديدة والرابع من يوليو وعيد المحاربين القدامى ويونيو عشر ويوم السكان الأصليين. تقع هذه العطلات في أيام مختلفة من الأسبوع كل عام ويتم الاعتراف بها من قبل الاحتياطي الفيدرالي ، مما يعني أن البنوك مغلقة ، حتى لو لم يكن عملك.

إذا كان تاريخ الدفع المتوقع الخاص بك يقع في عطلة نهاية الأسبوع أو يوم عطلة ، فأدخل تاريخ الدفع الفعلي الخاص بك إما على أنه آخر يوم عمل قبل الإغلاق أو اليوم الذي أعادت البنوك فتحه.

5. تعيين تذكير.

قم بتعيين تذكيرات كشوف المرتبات في التقويم الخاص بك للعام الحالي ، بما في ذلك عندما تحتاج إلى بدء عملية كشوف المرتبات – وليس فقط تاريخ الدفع الفعلي. لا تنس أيضًا إضافة ملاحظة نهاية العام لإعداد تذكيرات العام المقبل.

3 عوامل يجب مراعاتها عند إعداد تقويم الرواتب

لاختيار جدول وإعداد تقويم كشوف المرتبات ، يجب مراعاة الاعتبارات التالية:

• أنواع الموظفين. هل لديك موظفون بالساعة أو موظفون بأجر أو كلاهما؟ تختلف أجور العمال بالساعة ، في حين أن أجور الموظفين بأجر هي نفسها عادة في كل فترة دفع. يمكن أن يساعدك فهم أفضل ما يناسب عملك في إدارة التدفق النقدي.
• تدفق مالي. قم بتقييم كيف ومتى يجني عملك المال. انظر إلى دورة التدفق النقدي السنوية وحدد الفترات التي قد تواجه فيها صعوبة في تلبية كشوف المرتبات ، مثل فترات التمدد البطيئة والعطلات.
• تجهيز كشوف المرتبات. هل ستعالج كشوف المرتبات بنفسك ، أو توظف محاسبًا ، أو تستخدم برنامج كشوف المرتبات؟ يمكن أن يؤدي تشغيل كشوف المرتبات بمفردك إلى توفير المال ، ولكنه يعني أيضًا المزيد من العمل من جانبك ، خاصةً إذا كنت تستخدم تقويمًا به فترات دفع عديدة. العديد من المحاسبين والمحاسبين يفرضون رسومًا إضافية على معالجة كشوف المرتبات بشكل متكرر.