كلما كبرت أعمالك، كلما أصبحت المحاسبة أكثر تعقيدًا.
إذا بدأت في إرسال فواتير متعددة في نفس الوقت، فقد تتقدم بطلب للحصول على قرض أو سلفة نقدية من خلال Shopify Capital لتمويل شراء مخزون، أو البدء في تلقي طلبات مجمعة من تجار الجملة، فقد يكون من الصعب تتبع الأموال المتدفقة داخل وخارج من حساباتك.
تُعرف تحويلات الأموال هذه بالتحويلات المالية، سواء كانت لإتمام عملية شراء، أو سداد قرض، أو حتى تقديم أموال للآخرين. إن تحويل الأموال يعني في الأساس إرسال الأموال فقط، ولكن عندما تظهر تلك الأموال في حساب المستلم، فليس من الواضح دائمًا الغرض من هذا التحويل.
يشرح هذا الدليل ماهية استشارات التحويلات، وكيفية عملها، وبعض النصائح الأساسية لإدارة عملية استشارات التحويلات.
ماذا تعني نصيحة التحويلات
قد تبدو نصيحة التحويل وكأنها حكمة حكيمة يقدمها لك والدك، ولكنها في الواقع تعني فقط إشعارًا بتحويل أموال وشيك أو تمت معالجته بالفعل، وتوضح عمومًا الغرض من التحويل.
على سبيل المثال، يمكن أن يحدد إشعار التحويل أن الدفع لفاتورة معينة في طريقها عبر التحويل المصرفي. أو يمكن استخدامها لإعلام الشركة بأن الدفع ببطاقة الائتمان ينطبق على طلب معين. قد يكون من المفيد التفكير في كلمة نصيحة باعتبارها نصيحة. تنصحك نصيحة التحويل بالتحويل، أي تحويل الأموال.
هل تحتاج الشركات إلى إرسال مشورة بشأن التحويلات؟
لا تحتاج الشركات بشكل عام إلى إرسال مشورة بشأن التحويلات ما لم تتطلب سياسة الشركة ذلك، سواء كانت سياستها الخاصة أو سياسة العميل. لا يوجد قانون شامل يجعل الشركات ترسل نصائح حول التحويلات، ولكن في بعض المجالات أو القطاعات، يمكن أن تكون هناك لوائح أو إرشادات ذات صلة حول كيفية استخدام نصائح التحويلات، كما هو الحال في قطاع الرعاية الصحية.
ومع ذلك، حتى عندما لا تكون هناك حاجة إليها، يمكن أن تكون نصيحة التحويلات جزءًا مهمًا من المحاسبة الفعالة، خاصة مع زيادة تعقيد الأعمال. غالبًا ما تحدد نصائح التحويلات التي تتلقاها الشركات معلومات أساسية تتجاوز المبلغ المدفوع فقط، مثل رقم الشيك ورقم أمر الشراء ورقم الفاتورة ورقم مركز التوزيع ورقم المتجر وما إلى ذلك.
يمكن للشركات أيضًا تضمين نصائح التحويلات عند إجراء الدفعات للموردين. على الرغم من أنه قد يبدو من المبالغة تضمين إشعار في نفس وقت الدفع، إلا أنه يمكن أن يوفر الوقت على المدى الطويل.
ما الذي تتضمنه قسيمة نصيحة التحويلات
تتضمن قسيمة نصيحة التحويل عادةً معلومات أساسية حول الدفعة المطلوبة، والتي تشبه في كثير من النواحي ما هو مدرج في الفاتورة.
ومع ذلك، يمكن أن تنطبق قسيمة إشعار التحويل على فواتير متعددة وتحدد الغرض الذي سيتم إجراء الدفع من أجله. بمعنى آخر، قد تتضمن الفاتورة معلومات مثل العمل المقدم والمبلغ المستحق، ولكن ربما يرسل البائع فاتورتين إلى العميل لطلبات مختلفة، وقد يتم تطبيق قسيمة إشعار التحويل على المبلغ الشامل المستحق.
غالبًا ما تشير قسيمة إشعار التحويل أيضًا إلى شريط ورق قابل للفصل يمكن إرساله مرة أخرى مع الدفع، في حين أن الفاتورة مخصصة للعميل للاحتفاظ بها. ومع ذلك، قد تستخدم بعض الشركات مصطلح قسيمة نصيحة التحويل لتطبيقه على نصيحة التحويل الإلكترونية ، وليس فقط تلك الورقية.
وفي كلتا الحالتين، تتضمن قسيمة نصيحة التحويل عادةً ما يلي:
- معلومات الدافع، على سبيل المثال، اسم العميل ومعلومات الاتصال به
- معلومات المستلم، على سبيل المثال، اسم المورد ومعلومات الاتصال به
- رقم (أرقام) الفاتورة، التي تُعلم كلا الطرفين بما سيتم تطبيق الدفع عليه
- المبلغ المستحق، والذي يمكن أن ينطبق على أمر معين أو يكون مبلغًا شاملاً لأوامر متعددة
- تفاصيل الغرض من الدفع، على سبيل المثال، وصف السلع أو الخدمات المقدمة وتواريخ الطلب (الطلبات) أو العمل المنجز
- طرق/تعليمات الدفع المقبولة، على سبيل المثال، السماح للعميل بمعرفة كيفية الدفع، مثل الشيك أو بطاقة الائتمان أو تحويل الأموال الإلكتروني، بالإضافة إلى شروط الدفع، مثل المستحق عند الاستلام.
باستخدام قسيمة نصيحة التحويل المادي التي يمكن فصلها وإعادتها مرة أخرى، كما هو الحال عند الدفع للطبيب مقابل علاجه، يمكن للمريض ملء تعليمات الدفع. على سبيل المثال، قد يكتبون رقم بطاقتهم الائتمانية لمكتب الطبيب ليقوم بعد ذلك بمعالجة الدفع عندما يتلقون قسيمة تحويل الأموال.
أنواع نصائح التحويلات والأمثلة
يمكن أن تأتي نصائح التحويل بعدة أشكال مختلفة. ويمكن أن يعتمد الاختيار على عوامل مثل تكنولوجيا الشركة، مثل استخدامها لبرامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) التي يمكن أن تسهل تقديم المشورة الإلكترونية بشأن التحويلات المالية.
يمكن لتفضيلات العملاء أيضًا أن تملي الاختيار، مثل كيف يمكن للطبيب الذي يرسل فواتير مادية عبر البريد إلى المرضى أن يدرج قسيمة نصيحة بشأن التحويلات حتى يعرف المكتب ما يتلقاه عندما يرسل المريض دفعة. تتضمن بعض الأمثلة ما يلي:
نصيحة حول تحويلات EDI
يعد التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) في الأساس لغة رقمية تستخدمها بعض الشركات لإرسال المستندات مباشرة من نظام إلى آخر. باستخدام البرامج و/أو واجهات برمجة التطبيقات المناسبة لدمج الأنظمة، يمكنك عرض نصائح التحويلات الخاصة بعملائك مباشرةً أو إرسال هذه الإشعارات إلى الموردين لديك، كما هو الحال داخل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
نصيحة حول التحويلات عبر البريد الإلكتروني
يمكن أن تشبه نصيحة تحويل الأموال عبر البريد الإلكتروني نصيحة تحويل EDI، ولكن بدلاً من الانتقال مباشرة من منصة برمجية إلى منصة برمجية، يتم إرسال نصيحة تحويل الأموال عبر البريد الإلكتروني فقط عبر البريد الإلكتروني.
في بعض الأحيان تكون نصيحة التحويل عبر البريد الإلكتروني أقل رسمية إلى حد ما، على سبيل المثال، إذا تم استخدامها فقط لتحديد الفاتورة التي تنطبق عليها الدفعة.
نصائح حول التحويلات الورقية
ترسل بعض الشركات إخطارات التحويلات الورقية، والتي يمكن أن تكون مشابهة لنصائح التحويلات الإلكترونية، فقط في شكل مادي.
على سبيل المثال، في حالة الدفع عن طريق شيك في البريد، قد تقوم الشركة بطباعة وإرسال إشعار تحويل ورقي في نفس المظروف. أو كما في المثال أدناه، يمكن استخدام نصيحة التحويلات الورقية القياسية لتحديد المدفوعات الطبية.
نصيحة الفاتورة القابلة للإزالة
يشير إشعار الفاتورة القابلة للإزالة، والذي يُطلق عليه أحيانًا قسيمة إشعار التحويل، عادةً إلى نموذج إشعار التحويل المرفق بفاتورة.
يمكن للمستلم إزالة النموذج أو القسيمة وإرسالها مرة أخرى مع الحوالة المالية. على سبيل المثال، قد يتلقى المريض إشعارًا بفاتورة قابلة للإزالة من طبيبه مرتبطًا بفاتورة. قد يحدد الجزء العلوي من الورقة ما تم تحصيله، بينما يتضمن الجزء السفلي منطقة يمكن قطعها وإرسالها بالبريد مع الدفع.
كيف تختلف نصيحة التحويل عن إثبات الدفع؟
غالبًا ما تتداخل إخطارات التحويلات وإثبات الدفع، ولكن بشكل عام تختلف هذه الشروط بالطرق التالية. والفرق الرئيسي هو أن إثبات الدفع يتمحور حول تفاصيل الدفع، في حين أن إشعار التحويل غالباً ما يحتوي على معلومات أخرى حول الطلبات ذات الصلة.
فيما يلي الاختلافات الرئيسية:
| نصيحة إيداع النقود | إثبات دفع | |
|---|---|---|
| غاية | حدد الغرض من إجراء الدفع أو تحويل الأموال. | تأكد من أنه تم إجراء الدفع. |
| المعلومات المضمنة |
|
|
| حالات الاستخدام الشائعة | للسماح للمورد بمعرفة أن الدفعة في طريقها عندما تكون هناك فواتير متعددة معلقة. | لتأكيد الدفع وتقديم الأدلة على الضرائب. |
التحديات المشتركة مع المشورة التحويلات
في حين أن نصائح التحويلات يمكن أن تبسط المحاسبة، إلا أنها يمكن أن تقدم أيضًا بعض التحديات الجديدة. بعض من أكثر شيوعا ما يلي:
- الارتباك حول تنسيقات المشورة بشأن التحويلات: نظرًا لعدم وجود تنسيق مقبول عالميًا لاستشارات التحويلات، فقد يكون هناك بعض الالتباس إذا قامت الشركات المختلفة بتضمين معلومات ومصطلحات مختلفة في نصائح التحويلات الخاصة بها. لا تخف من سؤال العملاء أو البائعين عما يفضلونه حتى تتمكن من تجنب هذه المشكلة.
- مشكلات قابلية التشغيل البيني عند تلقي مشورة التحويلات: على غرار الارتباك حول التنسيقات المختلفة، قد تكون هناك مشكلات فنية في تلقي مشورة التحويلات، بناءً على الطريقة التي يريد الدافع إرسالها بها. على سبيل المثال، تعد نصائح تحويل الأموال من EDI شائعة ومريحة، ولكن إذا لم يتم إعداد الشركة لتلقي نصائح التحويلات هذه، مثل امتلاك برنامج ERP المناسب، فقد يكون ذلك مشكلة. لذلك، قد تحتاج إلى تعديل مجموعتك التقنية وفقًا لذلك.
- مخاوف أمنية: نظرًا لأن نصيحة التحويل يمكن أن تحتوي على معلومات حساسة، مثل أرقام الحسابات المصرفية، فمن المهم مراعاة التدابير الأمنية، مثلما تفعل عند التعامل مع المدفوعات الفعلية. على سبيل المثال، يمكنك اختيار موفر برنامج استشارات تحويل الأموال EDI الذي يستخدم رسائل مشفرة، مثلاً عبر بروتوكول نقل الملفات الآمن (SFTP). أو، في حالة إرسال إشعار تحويل ورقي، يمكنك تقليل كمية المعلومات الحساسة المضمنة.
أفضل طريقة لإرسال المشورة التحويلات
أفضل طريقة لإرسال نصيحة بشأن تحويل الأعمال هي سؤال الطرف الآخر عما يفضله. قد يكون إرسال إشعار تحويل EDI هو الطريقة الأكثر فعالية، ولكن هذا لا يفيد كثيرًا إذا لم يكن المورد الخاص بك مجهزًا لتلقي هذا التنسيق.
أو ربما تكون شركتك معتادة على إرسال نصائح التحويلات الورقية بحيث تبدو هذه أفضل طريقة، ومع ذلك يمكن أن يؤدي ذلك إلى مخاطر من جانب شريكك، حيث يتعين عليه بعد ذلك إدخال المعلومات التي أرسلتها يدويًا.
تذكر أن نصيحة التحويل تهدف إلى تبسيط المحاسبة وتقليل مقدار عمليات النقل ذهابًا وإيابًا اللازمة لتسوية المدفوعات. لذا، فإن أفضل نوع من نصائح التحويلات هو التنسيق الأسهل للأطراف المعنية.
الأسئلة الشائعة حول نصائح التحويلات
ما هو معنى نصيحة التحويلات الخارجية؟
إشعار التحويلات الخارجية هو مستند يُعلم المستلم بالدفعة التي تم إجراؤها، عادةً للتحويلات الدولية. ويتضمن تفاصيل مثل المبلغ المحول وتاريخ الدفع ومعلومات حساب المستلم.
من يتلقى نصيحة التحويلات؟
يتلقى المستفيد أو المستفيد إخطارًا بالتحويل، عادةً مع إشعار الدفع نفسه. إذا كنت ترسل نصيحة بشأن تحويل الأعمال، فمن المرجح أن يكون المتلقي هو الحسابات المستحقة القبض.
لماذا سأتلقى حوالة مالية؟
التحويل هو تحويل الأموال إليك مقابل سلع أو خدمات أو لأسباب شخصية مثل دعم الأسرة ماليا. إنها طريقة شائعة لنقل الأموال.
هل إشعار التحويل هو نفس الإيصال؟
نصيحة التحويلات ليست مثل الإيصالات. إنها مجرد وسيلة لإعلام المستلم بتفاصيل المعاملة قبل ظهور الأموال الفعلية. إيصال يؤكد الدفع.
تركز هذه المقالة على معايير الصناعة والأوصاف ليست خاصة بمجموعة منتجات Shopify المالية. لفهم ميزات منتجات الإقراض الخاصة بـ Shopify، يرجى زيارة الموقع shopify.com/lending.
متوفر في بلدان مختارة. عروض التقديم لا تضمن التمويل. يتم إصدار كل التمويل من خلال Shopify Lending، بما في ذلك Shopify Capital، بواسطة WebBank في الولايات المتحدة.
*يجب سداد قروض Shopify Capital بالكامل خلال 18 شهرًا، ويتم تطبيق دفعتين كحد أدنى خلال أول فترتين كل منهما 6 أشهر.
تركز هذه المقالة على معايير الصناعة والأوصاف ليست خاصة بمجموعة منتجات Shopify المالية. لفهم ميزات منتجات الإقراض الخاصة بـ Shopify، يرجى زيارة الموقع shopify.com/lending.
متوفر في بلدان مختارة. عروض التقديم لا تضمن التمويل. يتم إصدار كل التمويل من خلال Shopify Lending، بما في ذلك Shopify Capital، بواسطة WebBank في الولايات المتحدة.
اكتشاف المزيد من موقع الربوح
اشترك للحصول على أحدث التدوينات المرسلة إلى بريدك الإلكتروني.