سواء كنت بدأت للتو نشاطًا تجاريًا أو تدير نشاطًا تجاريًا فعليًا ، فمن المحتمل أن يكون لديك ملف خطة عمل لتوضيح مهمة مؤسستك وعرض القيمة والجمهور المستهدف وأهداف الشركة والتوقعات المالية – بشكل أساسي ، “من” و “ماذا” و “لماذا” عملك. لتحقيق النجاح حقًا ، تحتاج إلى فهم تفاصيل كيفية تنفيذ رؤية شركتك ، ومتى.
على الرغم من أنه قد يكون لديك خطة إستراتيجية تحدد اتجاه شركتك على مدار سنوات أو حتى عقود ، فإن النجاح الحقيقي يعتمد على تركيز جميع العمليات اليومية لعملك نحو تلك النتيجة النهائية. للقيام بذلك ، ستحتاج إلى خطة تشغيلية.
ما هي الخطة التشغيلية؟
الخطة التشغيلية (المعروفة أيضًا باسم خطة التشغيل أو خطة العمليات) هي مستند يصف العمليات اليومية والأسبوعية والشهرية التي يجب على فرق العمليات وأعضاء الفريق الفردي اتباعها من أجل تحقيق أهداف أعمالهم. في الأساس ، تعد الخطة التشغيلية بمثابة دليل إرشادي يوضح كيف سوف تنجز خطتك الإستراتيجية.
تتضمن الخطة التشغيلية عادةً ما يلي:
- قائمة شاملة بالمهام والعمليات داخل شركتك
- شرح مفصل لدور ومسؤوليات كل موظف وقسم (بما في ذلك مسؤولياتك الخاصة)
- جدول زمني لاستكمال أهدافك الإستراتيجية
الخطط التشغيلية مقابل الخطط الإستراتيجية
في حين أنه من السهل الخلط بين التخطيط الاستراتيجي والتخطيط التشغيلي ، إلا أنهما يعملان جنبًا إلى جنب ويقدمان فوائد مختلفة.
- تحدد الخطة الإستراتيجية الأهداف الإستراتيجية للمنظمة، بينما تحدد الخطة التشغيلية ما يجب القيام به لتحقيق هذه الأهداف. هذا يعني أنه من أجل إنشاء خطة تشغيلية ، يجب أن يكون لديك خطة إستراتيجية في مكانها أولاً.
- الخطة الإستراتيجية على مستوى المنظمة، في حين أن الخطة التشغيلية هي الإدارات. الإدارات المختلفة لها وظائف فريدة لتحقيق الأهداف التنظيمية. افترض أن خطتك الإستراتيجية هي زيادة الإيرادات بنسبة 10٪. في هذه الحالة ، قد تتضمن الخطة التشغيلية لقسم الشؤون المالية حساب هوامش الربح ، بينما يقوم قسم التسويق بتنفيذ الحملات وإنشاء مواد تسويقية لزيادة المبيعات.
- يغطي التخطيط الاستراتيجي فترة أطولعادة ما تكون خمس أو عشر سنوات. في المقابل ، يفصل التخطيط التشغيلي الإجراءات اللازمة لتنفيذ تلك الإستراتيجية في جداول زمنية أسبوعية أو شهرية أو ربع سنوية أو سنوية. على سبيل المثال ، يمكن أن تتضمن خطة قسم التسويق جدول نشر أسبوعيًا لوسائل التواصل الاجتماعي ومراجعة شهرية لمقاييس المشاركة.
فوائد الخطة التشغيلية
بالنسبة لرجل الأعمال الموجه نحو العمل ، قد تبدو الخطة التشغيلية وكأنها تأمل عديم الجدوى حول المستقبل – إنشاء مستند آخر يضيع في Dropbox أو Google Drive. لكن هذه علامة على خطة سيئة أكثر من كونها مجرد نقد لعملية التخطيط الشاملة.
قد تعتقد الشركات الناشئة أنها صغيرة جدًا بحيث لا تحتاج إلى خطة تشغيلية ، ويبرر البعض التخطيط المحدود أو عدم التخطيط على أنه “ذكي”. ومع ذلك ، فإن الافتقار إلى التخطيط التشغيلي هو من بين أهم أسباب فشل الشركات الناشئة ، وفقًا لذلك شركاء مختبر الجامعة، وهو مشروع بحثي مستقل تم تشكيله بالشراكة مع جامعة كاليفورنيا ، إيرفين.
تشمل مزايا التخطيط التشغيلي ما يلي:
- جهد أقل يهدر. بدون خطة تشغيلية ، يكافح أصحاب الأعمال للإبقاء على أصحاب المصلحة الرئيسيين في نفس الصفحة ، ويجب عليهم إعادة النظر في جهود الشركة وإعادة ترتيب أولوياتها يوميًا. في أحسن الأحوال ، تستغرق هذه العملية وقتًا طويلاً ؛ في كثير من الأحيان ، يؤدي ذلك إلى جهود غير متسقة وحتى متنافسة ، وإهدار موارد قيمة وتحويل مسار الخط المستقيم إلى خط متعرج ومتعرج.
- عمل جماعي أفضل. يمكن للخطط التشغيلية أيضًا تحسين العمل الجماعي من خلال تحديد المسؤوليات بوضوح ، ونتيجة لذلك ، المساءلة. يفهم كل عضو في الفريق دوره أو دورها بشكل أفضل وما هو متوقع. يمكن للجميع القيام بدورهم ، وكل جزء يعمل نحو الأهداف الإستراتيجية.
- المزيد من التعاون. تساعد الخطة التشغيلية أيضًا في تحديد المعلومات المنعزلة من المجالات الأخرى للعمل ، مما يؤدي إلى فرق متعددة الوظائف تعمل معًا بشكل أكثر فعالية. على سبيل المثال ، قد يطلب الهدف الاستراتيجي لزيادة هوامش الربح ، في الخطة التشغيلية ، من فريق التسويق زيادة الوعي بالمنتجات الأكثر ربحية. يدعو هذا الطلب إلى التعاون مع فرق المبيعات أو البيانات ، التي تمتلك البيانات الموجودة على هوامش مخزون المنتج.
- زيادة الإنتاجية. أخيرًا ، يمكن لخطة تشغيلية وظيفية تحسين الإنتاجية. يمكن للموظفين العمل بشكل أسرع لأنهم يعرفون بالضبط ما يجب عليهم فعله. المهام اليومية التي لا تتناسب مع الأهداف التشغيلية والاستراتيجية يمكن أن تنزلق من لوحاتها.
- توقعات واضحة. أ دراسة جالوب وجدت أن وضوح التوقعات هو أحد أكثر احتياجات الموظفين الأساسية – وهو أمر حيوي للأداء. بعد ، كما دراسة أخرى لمؤسسة غالوب وجد أن حوالي نصف الموظفين فقط يعرفون ما هو متوقع منهم في العمل. تؤدي الخطة التشغيلية المكتوبة جيدًا إلى ترجمة الأهداف القابلة للتحقيق والتوقعات الواقعية إلى كتابة.
لإنشاء خطة تشغيلية ، تحتاج أولاً إلى خطة إستراتيجية لتحديد أهداف مؤسستك وجداولها الزمنية. يرتبط كل مشروع ومهمة في الخطة التشغيلية بـ “سبب” خطتك الإستراتيجية.
على سبيل المثال ، إذا كان الهدف الاستراتيجي هو زيادة الإيرادات السنوية بنسبة 40٪ في غضون عامين ، فهناك العديد من المشاريع – عناصر الخطة التشغيلية – التي يمكن أن تصل بك إلى هناك. كيف تقرر أي المشاريع يجب متابعتها؟
يمكنك تحديد مجموعة متنوعة من المشاريع المحتملة لتحقيق أهداف الشركة ، مثل:
- تشغيل حملة تسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي
- نشر أصل قابل للتنزيل لتشجيع الاشتراك في البريد الإلكتروني
- تنفيذ برنامج إحالة للعملاء الحاليين
- المشاركة في معرض تجاري صناعي
حدد أولويات المشاريع بناءً على تأثيرها المحتمل على هدفك الاستراتيجي ، ثم قم بتعيين المسؤوليات لأعضاء الفريق ، وقم بتقسيم تخطيط المشروع إلى مهام يومية قابلة للتنفيذ.
في هذه المرحلة ، حدد الموارد المطلوبة واسأل الموظفين عما يحتاجون إليه لإنجاز المهمة. على سبيل المثال ، هل سيحتاج الشخص الذي ينفذ الحملة الاجتماعية إلى نظام أساسي آلي لجدولة المنشورات مقدمًا أو عرض إحصائيات العرض الإجمالي حول مشاركة ما بعد؟
قسّم النتائج المرجوة إلى مهام فردية وحدد مواعيد نهائية. على سبيل المثال ، لإنشاء حملة وسائط اجتماعية ، قد يبدو التقسيم كما يلي:
- يحدد مدير المبيعات المنتجات أو الخدمات للترويج لها.
- يوفر المحاسب ميزانية تشغيلية للحملة.
- يكتب مدير التسويق موجزًا إبداعيًا لإنشاء إرشادات المراسلة وتعيين أعضاء الفريق لتنفيذ الأصول الإبداعية.
- مؤلف الإعلانات يستعد ثلاث نسخ من النسخ لاختبار المشاركة.
- ينشئ مصمم الرسوم أصولًا رسومية للحملة.
إذا كنت صاحب شركة صغيرة ، فيمكنك التعامل مع كل هذه الأدوار والمسؤوليات. أو ، إذا كان لديك عدد قليل من الموظفين ، فقد يتولى شخص واحد وظائف متعددة. العمل المهم هو تقسيم المهام وتعيينها.
عندما يتعلق الأمر بتحديد مواعيد نهائية واقعية ، فإنه يساعد في الحصول على مدخلات الموظف ، خاصة إذا كان شخص واحد يعمل في مشاريع متعددة أو أجزاء متعددة من نفس المشروع. لكن كن حذرًا بشأن منح الموظفين الكثير من الوقت. الناس تميل إلى المماطلة عندما يكون لديهم مواعيد نهائية طويلة ، و قانون باركنسون يقترح أن “يتم توسيع العمل لملء الوقت المتاح لإكماله”.
سيتم تفويت المواعيد النهائية. لكن نأخذ يعني الموعد النهائي أنك ستعرف بمجرد فشل المهمة في الانتهاء في الوقت المحدد – حتى تتمكن من حل المشكلة وإعادة المشروع الأكبر إلى المسار الصحيح. يعد تقسيم المشروع إلى مهام ذات مواعيد نهائية علامة جيدة على أن لديك خطة تشغيلية قوية.
كيف تعرف ما إذا كانت خطتك التشغيلية تعمل؟
بمجرد وضع خطتك التشغيلية في مكانها الصحيح ، ستحتاج إلى رسم مخطط تأثير لجهودك على مستوى أكثر دقة. طريقتان للقيام بذلك هما:
- مؤشرات الأداء الرئيسية
- الأهداف والنتائج الرئيسية
مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)
يُعرف أيضًا باسم مقاييس الأداء الرئيسية ، مؤشرات الأداء الرئيسية هي قيم قابلة للقياس توضح مدى فعالية الشركة في تحقيق الأهداف قصيرة وطويلة الأجل المحددة في عملية التخطيط الاستراتيجي والتشغيلي.
على سبيل المثال ، إذا كان هدفك الاستراتيجي هو تنمية قاعدة عملائك ، وتتضمن خطتك التشغيلية تنفيذ حملة أسبوعية للتسويق عبر البريد الإلكتروني ، فإن بعض المؤشرات الرائدة التي يمكن أن تساعد في قياس النجاح تشمل:
- معدل فتح البريد الإلكتروني، والتي تعكس بشكل أساسي قوة سطر الموضوع
- معدل النقر ، الذي يقيم فعالية النسخة والعرض
- معدل تحويل الصفحة المقصودة، والتي تقيس مدى صلة الصفحة المقصودة
الأهداف والنتائج الرئيسية (OKRs)
تأخذ الأهداف ونموذج النتائج الرئيسية نظرة أوسع قليلاً لقياس أداء خططك التشغيلية. أي ، بدلاً من مجرد تحديد القياسات التي ستستخدمها لتقييم التخطيط التشغيلي الخاص بك ، فإن إطار عمل OKR يشتمل على كليهما موضوعي و أ منعطف التي ستحدد ما إذا كان هذا الهدف قد تم تحقيقه.
على سبيل المثال ، قد يقوم قسم المبيعات بتعيين OKR لتقليل زخم العميل إلى 10٪. في هذا المثال ، يكون الهدف هو الحد من ضغوط العميل ، بينما يمثل 10٪ النتيجة الرئيسية. لاحظ أن OKRs تتضمن في الواقع مؤشرات الأداء الرئيسية – في هذه الحالة ، تضخم العملاء ، وهي نسبة قابلة للقياس من حصة العملاء الذين ألغوا اشتراكاتهم خلال فترة معينة.
يمكن أن يكون لديك OKRs على مستوى الشركة ، والإدارات ، والفرد – كلها متداخلة مع بعضها البعض – والتي تساعد على ربط عمل الموظفين بأهداف الصورة الكبيرة.
تنقيح خطتك التشغيلية
أخيرًا ، بمجرد إكمال مشروع أو وصولك إلى نهاية الشهر ، قم بجدولة تشريح الجثة اجتماع لمراجعة خطتك التشغيلية. أثناء الاجتماع ، قم بتلخيص المشروع ، واستعرض النتائج ، وحدد ما الذي نجح وما لم ينجح.
قم بتوثيق هذا التمرين حتى تتمكن من تحديد أفضل الممارسات لتحقيق أهداف شركتك ، وكذلك مجالات التحسين. هل أخذت الكثير؟ هل لم يتم توضيح المهام اليومية بشكل جيد بما فيه الكفاية؟ هل كانت هناك حاجة ماسة لمورد مفقود؟ هل كانت معايير الجودة عالية جدًا أم منخفضة جدًا؟
يمكن أن تساعدك هذه المعلومات في بناء خطة تشغيلية أفضل في المرة القادمة. قد يجعل التخطيط التشغيلي ببساطة عملية أكثر فعالية. ما قد يستغرق أيامًا قد يستغرق ساعات فقط بمجرد أن يصبح الناس على دراية بالعملية.
في النهاية ، ستؤدي الخطة التشغيلية الموجهة نحو التفاصيل إلى عملية لا يخشىها أحد ، وهي خطة تجعل الجميع في حالة تزامن ، وأفضل فرصة ممكنة لتحقيق أهداف الشركة.
رسم توضيحي لـ Sjoerd van Leeuwen
هل أنت جاهز لتنفيذ خطتك التشغيلية؟ ابدأ تجربتك المجانية من Shopify – لا يلزم وجود بطاقة ائتمان.
الأسئلة الشائعة حول الخطة التشغيلية
ما هو الغرض من الخطة التشغيلية؟
تحدد الخطة التشغيلية العمليات والإجراءات المحددة التي يجب على كل مساهم أو إدارة اتباعها على أساس يومي أو أسبوعي أو شهري من أجل تحقيق أهداف عملك.
ما الذي يجعل خطة تشغيلية جيدة؟
تتضمن أفضل الخطط التشغيلية تفسيرات ملموسة ومفصلة للأنشطة اليومية المطلوبة لتحقيق الأهداف التنظيمية ، بالإضافة إلى مقاييس محددة بوضوح لقياس نجاح تلك الأنشطة.
كيف تقوم ببناء خطة تشغيلية؟
- تحديد أهداف الشركة.
- حدد الأنشطة اليومية الأساسية اللازمة لتحقيق تلك الأهداف.
- توضيح وتحديد مسؤوليات كل عضو في الفريق.
- ضع قائمة بافتراضاتك الرئيسية حول التحديات التي يواجهها فريقك.
- قرر كيف ستقيس النجاح على أساس يومي وأسبوعي وشهري.