إن إدارة مشروع تجاري ناجح يعني الاهتمام بما يحدث خلف الكواليس.
عندما تقوم بإجراء عملية بيع، أو شراء مخزون، أو دفع أجور الموظفين، تولد معاملة تجارية. لاتخاذ قرارات عمل دقيقة والحصول على صورة واضحة عن التدفق النقدي لشركتك، تحتاج إلى فهم كيفية عمل هذه المعاملات.
قبل ذلك، ستتعرف على المعاملات التجارية وكيفية تسجيلها في دفاتر الشركة.
ما هي الصفقة التجارية؟
المعاملة التجارية هي اتفاق بين المشتري والبائع لتبادل السلع أو الخدمات مقابل النقود أو العناصر الأخرى ذات القيمة. تؤثر هذه المعاملات على الوضع المالي للشركة ويتم تسجيلها في سجلاتها المحاسبية، والتي تسمى أيضًا دفاترها.
تشمل السمات الرئيسية للمعاملات التجارية ما يلي:
يجب أن يتفق المشتري والبائع على شروط التبادل
يقدم المشتري عرضا للسلع أو الخدمات، ويقبل البائع العرض. مثال على ذلك عندما تشتري سيارة. لقد قدمت عرضًا بمبلغ 10000 دولار لشراء سيارة هوندا سيفيك من أحد التجار، ويقبل الوكيل عرضك. ومع ذلك، يمكن أيضًا تبديل ترتيب العرض والقبول.
فكر في التسوق في متجر البقالة. يعرض عليك البقال أن يبيع لك كيسًا من الأرز مقابل 1.99 دولارًا أمريكيًا، وأنت توافق على شرائه عن طريق الدفع. كلاهما يعتبر معاملات تجارية.
ملحوظة: على عكس الأمثلة المذكورة أعلاه، لا يلزم أن يتم تبادل السلع أو الخدمات على الفور.
لنفترض أن كيان عملك يقبل الطلبات المسبقة لمنتج جديد ستطلقه خلال بضعة أشهر. يوافق العميل على شراء واحدة ويدفع لك الآن على الرغم من أنك لن تقوم بتسليم المنتج إلا في وقت لاحق. هذه معاملة بيع.
يجب على المشتري أن يقدم شيئا ذا قيمة للبائع
هذا غالبا ما يكون نقدا. ولكنها قد تكون أيضًا سلعًا أو خدمات، وهو ما يُعرف بمعاملة المقايضة. مثال على معاملة المقايضة هو عندما تقدم بطاقة هدايا من متجر التجارة الإلكترونية الخاص بك إلى محاسب الضرائب الخاص بك لإعداد إقرارك الضريبي السنوي.
المفتاح هو أنه يجب على كل طرف تقديم شيء ذي قيمة.
دعونا ننظر بالتفصيل في مثال افتراضي للتجارة الإلكترونية. لنفترض أن متجر التجارة الإلكترونية الخاص بك يبيع هواتف سامسونج المحمولة. قمت بتقديم عرض إلى تاجر جملة لشراء 100 هاتف Samsung Galaxy S24 مقابل 300 دولار لكل هاتف.
هل يعتبر هذا بمثابة معاملة تجارية؟
ليس بعد، لأن تاجر الجملة لم يقبل عرضك. يرفض تاجر الجملة سعر القطعة الذي يبلغ 300 دولار ويعرض مبلغ 325 دولارًا. أنت توافق على أن هذا لا يزال عرضًا معقولًا وتوافق على شراء 100 هاتف بسعر 325 دولارًا لكل هاتف.
الآن، لدينا صفقة تجارية. لقد قدم تاجر الجملة عرضًا، وقمت بالموافقة عليه. لقد عرض كل منكما شيئًا ذا قيمة – بالنسبة لتاجر الجملة، كان هذا هو الهاتف وبالنسبة لك فهو نقدًا.
كما ذكرنا سابقاً، بمجرد حدوث معاملة تجارية، يجب تسجيلها في السجلات المالية للشركة، وذلك حسب نوع المعاملة التجارية.
أنواع المعاملات التجارية
يتم تسجيل المعاملات التجارية حسب نوعها وفئتها. هناك أربعة أنواع رئيسية:
- معاملات البيع
- معاملات الشراء
- معاملات الدفع
- معاملات الاستلام
1. معاملات البيع
جميع الشركات موجودة لبيع السلع أو الخدمات. تحدث معاملة البيع عندما يبيع عملك شيئًا ما للمشتري. يمكن أن يكون هذا الشيء عنصرًا ماديًا، أو سلعة غير ملموسة (مثل البرامج)، أو خدمة.
وكما رأينا، يمكن أن تكون هذه التبادلات من أجل:
- النقد الآن (المعاملات النقدية)
- النقد لاحقًا (المعاملات الائتمانية)
- العناصر أو الخدمات ذات القيمة (معاملات المقايضة)
دعونا نحدد بمثال. لنفترض أن شركة معجنات تعرض على علامة تجارية فندقية كبرى بيع علبة من الماكرون اللذيذ مقابل 100 دولار لتقديمها للضيوف. ويقبل الفندق عرضه.
يؤدي هذا إلى إنشاء معاملة بيع لشركة المعجنات لأنها تقدم شيئًا ذا قيمة (علبة من الماكرون) ويقبل الفندق من خلال تقديم شيء ذي قيمة (نقدًا).
ولكن ماذا لو عرضت شركة المعجنات حالة الماكرون مقابل إقامة مجانية لليلة واحدة في الفندق؟ لا تزال هذه معاملة بيع لأن كلا الطرفين اتفقا على تفاصيل المعاملة وقدم كلاهما شيئًا ذا قيمة.
2. معاملات الشراء
في الأعمال التجارية، تحدث معاملات الشراء عندما تشتري الشركة سلعًا أو خدمات. مثل معاملات البيع، يمكن أن تكون هذه المشتريات نقدًا أو شيئًا ذا قيمة.
وبالعودة إلى مثال شركة المعجنات، عندما تشتري الشركة السكر لصنع الماكارون، تحدث معاملة شراء ويتم تسجيلها في الدفاتر المالية للشركة.
تحدث معاملات الشراء أيضًا عندما تشتري شركة المعجنات جهاز MacBook للمساعدة في حفظ السجلات، أو شاحنة صغيرة للمساعدة في عمليات التسليم المحلية أو معدات الخبز الجديدة.
يسجل النشاط التجاري معاملة شراء في أي حدثين سابقين:
- قسط: عندما يدفع ثمن البضائع أو الخدمات التي طلبها
- إيصال: عندما يتلقى البضائع أو الخدمات
دعونا نفكر في بعض الأمثلة.
إذا طلبت شركة المعجنات جهاز MacBook بقيمة 1500 دولار أمريكي ولكنها لم تدفع ثمنه أو تستلمه، فلا توجد معاملة شراء، ولا ينبغي للمخبز تسجيل عملية الشراء هذه.
ولكن، إذا طلبت الشركة جهاز MacBook ودفعت على الفور ببطاقة ائتمان، فسيكون لديها معاملة شراء لتسجيلها. وإذا طلبت شركة المعجنات جهاز MacBook واستلمته، لكنها لم تدفع ثمنه، فسوف تسجل ذلك كمعاملة شراء.
إذا قدمت شركة المعجنات عشرات قطع الماكرون إلى مصور محترف لالتقاط صور المنتج لموقع الشركة على الويب، فهذه أيضًا معاملة شراء.
3. معاملات الدفع
على عكس معاملة الشراء، والتي قد لا تتضمن تبادلًا فوريًا للنقد، فإن معاملة الدفع هي كذلك دائماً مصحوبة بتحويل نقدي. عندما تدفع الشركة مقابل أي عنصر متعلق بالعمل – سواء الرواتب أو المرافق أو اللوازم المكتبية أو الضرائب أو المخزون، تحدث معاملة الدفع.
في معاملة الدفع، الشيء الأساسي هو أنه يجب أن يكون هناك تحويل نقدي.
4. استلام المعاملات
تحدث معاملة الاستلام عندما تتلقى الشركة أموالاً لأي سبب متعلق بالعمل. يمكن أن يكون ذلك بالنسبة للسلع المباعة، أو الخدمات المقدمة، أو الأصول التي تم التصرف فيها، أو استرداد الضرائب – أي شيء يؤدي إلى زيادة في النقد.
تختلف معاملة الاستلام عن معاملة المبيعات. لكنهم مرتبطون. تذكر أن معاملة البيع لا تتضمن دائمًا تحويلاً نقديًا فوريًا. لديك معاملة بيع عندما تقوم بتوريد السلع أو الخدمات المطلوبة، حتى لو لم يتم دفع ثمنها على الفور.
على الجانب الآخر، بالنسبة لمعاملة الاستلام، يجب أن تتلقى الشركة النقد. لذا، عندما تحصل على المال من عميلك مقابل معاملة المبيعات هذه، سيكون لديك معاملة إيصال لتسجيلها.
كيفية تسجيل المعاملات التجارية
يجب تسجيل جميع المعاملات التجارية في السجلات المالية للشركة.
تُعرف هذه العملية باسم مسك الدفاتر. يمكن أن يؤدي مسك الدفاتر غير الدقيق إلى خلق مجموعة من المشاكل لصاحب العمل، بما في ذلك قضايا الملاءة المالية وإعداد التقارير الضريبية غير الدقيقة.
يشبه مسك الدفاتر التجارية مخططًا انسيابيًا ويتبع الخطوات التالية:
- تحديد متى تحدث معاملة تجارية
- تحديد الأثر المالي للصفقة
- سجل المعاملة
- إعداد البيانات المالية
الخطوة 1: تحديد متى تتم المعاملة التجارية
فهم عملك لمعرفة متى تحدث معاملة تجارية.
ربما يتلقى أحد متاجر التجارة الإلكترونية للإلكترونيات 100 وحدة من هواتف سامسونج التي طلبها، أو يتلقى مخبز أموالاً مقابل المعجنات التي يبيعها، أو تدفع شركة ما رواتب الموظفين.
الخطوة الثانية: تحديد الأثر المالي للصفقة
قم بمراجعة المستندات ذات الصلة، مثل الفواتير أو الإيصالات أو العقود، لتحديد الحسابات المالية التي ستتأثر ومقدار ذلك.
الخطوة 3: تسجيل المعاملة
قم بترحيل المعاملة، عبر إدخال دفتر اليومية، إلى دفاتر الأستاذ المالية. قم بتضمين تفاصيل مثل تاريخ المعاملة والعناصر المشتراة والمبلغ المدفوع.
الخطوة الرابعة: إعداد البيانات المالية
يتم إعداد البيانات المالية بشكل دوري، وغالبًا ما يكون شهريًا وربع سنويًا وسنويًا.
تقوم الشركة بإعداد بيان دخلها لمعرفة مقدار الربح الذي حققته أو مقدار الخسارة التي تكبدتها. تقوم الشركات أيضًا بإعداد ميزانياتها العمومية لمعرفة أصولها وخصومها وحقوق الملكية.
قم بإدارة المعاملات التجارية بسهولة باستخدام Shopify Balance
بفضل التكنولوجيا، أصبح تسجيل المعاملات التجارية ومراقبتها وتحليلها أسهل. ويمكن لشركات التجارة الإلكترونية استخدام Shopify Balance لإدارة الشؤون المالية لأعمالها في مكان واحد.
مدمج في مشرف Shopify الخاص بك، Shopify Balance:
- بدون رسوم
- لا يتطلب الحد الأدنى للرصيد
- تحصل على أموالك قبل سبعة أيام من موعد البنك
- تلقائيا يضع جانبا ضريبة المبيعات بالنسبة لك
- يتزامن مع برنامج المحاسبة الخاص بك
- لديه تطبيق جوال لإدارة الأموال أثناء التنقل
- يمنحك استرداد نقدي على المشتريات المؤهلة
- يوفر لك رؤية كاملة لأموال عملك
بفضل التكنولوجيا، أصبح تسجيل المعاملات التجارية ومراقبتها وتحليلها أسهل. ويمكن لشركات التجارة الإلكترونية استخدام Shopify Balance لإدارة الشؤون المالية لأعمالها في مكان واحد. مدمج في مسؤول Shopify الخاص بك، رصيد Shopify: خالٍ من الرسوم، ولا يتطلب حدًا أدنى للرصيد، يحصل على أموالك قبل سبعة أيام من البنك، ويضع ضريبة المبيعات جانبًا تلقائيًا لك، ويتزامن مع برنامج المحاسبة الخاص بك، ويحتوي على تطبيق جوال لإدارة الأموال أثناء التنقل يمنحك استردادًا نقديًا على المشتريات المؤهلة. يوفر لك رؤية كاملة لأموال عملك
الأسئلة الشائعة حول المعاملات التجارية
ما هي أنواع المعاملات الأربعة مع الأمثلة؟
المعاملات التجارية الأربع هي:
معاملات البيع: تحدث معاملة البيع عندما تقوم الشركة بتسليم سلعة أو تقديم خدمة إما نقدًا أو مقابل عنصر ذي قيمة.
معاملات الشراء: تحدث معاملة الشراء عندما تقوم شركة بشراء سلعة أو خدمة مقابل نقد أو عنصر ذي قيمة.
معاملات الاستلام: تتم معاملات الاستلام عندما تتلقى الشركة أموالاً لأي سبب متعلق بالعمل، بما في ذلك السلع الموردة أو الخدمات المقدمة أو الأصول التي تم التصرف فيها.
معاملات الدفع: تحدث معاملات الدفع عندما تدفع الشركة نقدًا لأي سبب متعلق بالعمل، بما في ذلك شراء البضائع أو تلقي الخدمات أو الحصول على الأصول.
ما هي عناصر الصفقة التجارية؟
تشمل عناصر الصفقة التجارية ما يلي:
اتفاقية لتبادل السلع أو الخدمات بين المشتري والبائع مقابل مبلغ نقدي أو قطعة ذات قيمة
تبادل السلع أو الخدمات
– تبادل النقود أو الشيء المتفق عليه ذو القيمة
كيف تكتب معاملة تجارية؟
تتم كتابة المعاملات التجارية – أو تسجيلها – كإدخالات يومية في دفاتر الأستاذ المالية للشركة. تتضمن إدخالات دفتر اليومية تفاصيل المعاملة مثل تاريخ المعاملة، والعناصر المشتراة أو المباعة، ومبلغ الأموال المستلمة أو المدفوعة.
ما هو تدفق المعاملات التجارية؟
يتتبع تدفق المعاملات التجارية رحلة المعاملة من البداية (على سبيل المثال، طلب العميل) إلى النهاية (التي تظهر في البيانات المالية للشركة).
اكتشاف المزيد من موقع الربوح
اشترك للحصول على أحدث التدوينات المرسلة إلى بريدك الإلكتروني.