مسك الدفاتر في الأعمال الصغيرة: كيفية التعامل مع مسك الدفاتر (2024)

إذا كنت تمتلك شركة صغيرة، فأنت تحب أن ترى ارتفاع المبيعات. ولكن في الوقت نفسه، تعلم أن المزيد من المبيعات يأتي مع المزيد من الأعمال الورقية، بما في ذلك الفواتير والفواتير التي تحتاج إلى تتبعها. هذا هو الوقت الذي تحتاج فيه إلى البدء في استخدام نظام مسك الدفاتر.

فيما يلي كيفية عمل نظام مسك الدفاتر للشركات الصغيرة، والطرق التي يمكن أن تساعد في إدارة أعمالك بشكل أكثر سلاسة.

ما هو مسك الدفاتر؟

مسك الدفاتر هو ممارسة تسجيل جميع المعاملات المالية للشركة، مما يساعد المالك في الحصول على صورة دقيقة عن حالته المالية. يعد مسك الدفاتر جزءًا من وظيفة المحاسبة العامة، التي توضح كيفية تدفق الأموال في كل حساب تجاري محدد، مثل المبيعات وتكلفة البضائع المباعة (COGS) والحسابات المستحقة القبض والحسابات المستحقة الدفع. يستخدم المحاسب سجلات مسك الدفاتر لإنشاء بيانات مالية تقدم رؤية شاملة للصحة المالية للشركة.

تقليديًا، تم إجراء مسك الدفاتر للشركات الصغيرة يدويًا باستخدام قلم ودفتر ملاحظات، وهو ما يستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للخطأ. يستخدم أصحاب الأعمال الصغيرة هذه الأيام أحد برامج مسك الدفاتر أو برامج المحاسبة العديدة المتاحة لتسجيل المعاملات المالية.

لماذا تعتبر مسك الدفاتر مهمة؟

إن مسك الدفاتر أمر ضروري ليس فقط للتشغيل السلس للأعمال التجارية الصغيرة، ولكنه يمكن أن يحدد أيضًا ما إذا كانت الشركة ستستمر أم لا. يتم إغلاق حوالي 20٪ من الشركات الصغيرة الجديدة في غضون عام، ولا يصل ثلثاها إلى 10 سنوات، وفقًا لمكتب إحصاءات العمل. من بين الأسباب الأكثر شيوعًا للفشل هو انخفاض التدفق النقدي، والذي يمكن أن يحدث عندما لا تقوم الشركة بصيانة حساباتها بعناية.

لذا فإن نجاح مشروعك الصغير ربما يعتمد على مزيج من الرؤية والمثابرة والتخطيط المالي الدقيق. تساهم مسك الدفاتر في تحقيق ذلك بعدة طرق:

دقة

إن معرفة الوضع المالي لشركتك أمر ضروري للبقاء على قيد الحياة لأن معظم الشركات الصغيرة تفتقر إلى موارد الشركات الكبرى؛ بعض الأخطاء يمكن أن تؤدي إلى أزمة نقدية.

يساعدك مسك الدفاتر المناسب على التحليل الدقيق لكيفية التدفقات النقدية من خلال عملك ومعرفة ما إذا كنت تجني الأموال أم تخسرها. إن مسك الدفاتر الدؤوب يجعل من السهل عليك اكتشاف الأخطاء أو الاحتيال وتصحيحها.

كفاءة

يساعدك تتبع تدفق الأموال على معرفة طرق تحسين عمليات عملك.

على سبيل المثال، يمكن أن يساعدك مسك الدفاتر في معرفة أن الأموال محدودة عندما تسمح لعملائك بالدفع في غضون 60 يومًا بينما يطلب الموردون الدفع خلال 30 يومًا. الحل المحتمل: اطلب من العملاء الدفع خلال 30 يومًا، واطلب من الموردين إعطائك 60 يومًا للدفع، مما يؤدي إلى تحسين التدفق النقدي لديك.

التمويل

تساعد السجلات المالية التي يتم الحفاظ عليها جيدًا المقرضين والمستثمرين في الحصول على صورة واضحة عن حالة عملك، وهي معلومات مهمة يحتاجون إليها عند التفكير في تزويدك بتمويل إضافي.

حماية المسؤولية

يجب عليك الفصل بين عملك وأموالك الشخصية، مما يساعد على ضمان عدم اختلاط ديون الشركة والتزاماتها مع ديونك والتزاماتك. يساعد مسك الدفاتر على جعل هذا الفصل واضحًا. يجب أن يكون لشركتك أيضًا حسابات مصرفية وائتمانية منفصلة لتجنب الخلط مع حساباتك الشخصية.

كيفية القيام بمسك الدفاتر للشركات الصغيرة

1. اختر طريقة مسك الدفاتر الخاصة بك
2. اختر طريقة المحاسبة الخاصة بك
3. إنشاء دفتر يومية ودفتر أستاذ وشجرة حسابات
4. سجل كل معاملة
5. تحقيق التوازن بين كتبك
6. إعداد التقارير المالية
7. وضع جدول زمني لمسك الدفاتر
8. الاحتفاظ بالسجلات وتخزينها
9. استخدم التكنولوجيا

فيما يلي الخطوات الأساسية للشركات الصغيرة لإنشاء نظام جيد لمسك الدفاتر.

1. اختر طريقة مسك الدفاتر الخاصة بك

لديك خياران لمسك الدفاتر – إدخال فردي أو مزدوج.

تسجل مسك الدفاتر ذو القيد الفردي كل معاملة مرة واحدة فقط، إما كدخل أو مصروف. إنه أبسط، ولكنه يوفر معلومات أقل حول الوضع المالي للشركة. على سبيل المثال، لا تعترف مسك الدفاتر ذات الإدخال الفردي بالمعاملات التي تؤثر على التدفقات المالية المستقبلية أو المتوقعة مثل الحسابات المدينة والدائنة.

تسجل مسك الدفاتر ذات القيد المزدوج، الذي تستخدمه العديد من الشركات، كل معاملة مرتين، مرة لمصدر المال والأخرى لوجهة الأموال. تسمى هذه الإدخالات بالديون والائتمانات، ويجب أن تكون متوازنة. وهذا يوفر مزيدًا من الدقة والرؤية الثاقبة للوضع المالي للشركة.

2. اختر طريقة المحاسبة الخاصة بك

الاختيار هنا بسيط أيضًا: يمكنك استخدام المحاسبة النقدية أو المحاسبة على أساس الاستحقاق.

تسجل المحاسبة النقدية المعاملات فقط عندما يتم تبادل النقد بالفعل. قد تجد الشركات الصغيرة البسيطة مثل العاملين لحسابهم الخاص مع عدد قليل من المعاملات المحاسبة النقدية مناسبة. بالنسبة للشركات الكبيرة التي لديها المزيد من المعاملات، تصبح المحاسبة على أساس الاستحقاق ضرورية إلى جانب مسك الدفاتر ذات القيد المزدوج.

تعني المحاسبة على أساس الاستحقاق أنه يتم تسجيل المعاملات حتى لو لم يتم تداول النقد بعد. على سبيل المثال، يتم تسجيل المبيعات بالأجل في قائمة الدخل مع المبيعات النقدية، على الرغم من أن الدفع سيتم تحصيله لاحقًا. وبالمثل بالنسبة للنفقات، يتم تسجيلها حتى لو لم يتم تبادل النقد.

3. إنشاء دفتر يومية ودفتر أستاذ وشجرة حسابات

تعد المجلة ودفتر الأستاذ العام ومخطط الحسابات ضرورية لمسك الدفاتر ذات القيد المزدوج.

المجلة هي القائمة الزمنية لمعاملات الشركة. يجب أن يتضمن كل إدخال تاريخ المعاملة والمبلغ ووصفًا موجزًا. ثم يتم إدخال عناصر دفتر اليومية مرتين في دفتر الأستاذ كخصم وائتمان مطابق. تظهر الديون على الجانب الأيسر من دفتر الأستاذ، والاعتمادات على اليمين.

يحدد دليل الحسابات فئات دفتر الأستاذ التي يمكن إدخال الديون والأرصدة فيها. الحسابات الأساسية الخمسة هي الأصول والخصوم وحقوق الملكية والإيرادات والمصروفات. فيما يلي مخطط لأنواع الحسابات وكيفية تأثير الديون والائتمانات على كل منها:

4. سجل كل معاملة

يجب أن تحتوي جميع المعاملات المالية على قيد يومية وخصم ودائن في دفتر الأستاذ. احتفظ بنسخ من الإيصالات وأي وثائق أخرى للتحقق من المعاملات.

5. قم بموازنة كتبك

قم بمراجعة دفتر الأستاذ بانتظام للتأكد من أن مجموع الديون على الجانب الأيسر يساوي مجموع الاعتمادات على اليمين. وهذا ما يسمى إجراء ميزان المراجعة. إذا لم تكن الأرصدة المدينة والأرصدة متساوية، فهذا يشير إلى وجود خطأ يحتاج إلى تصحيح.

إلى جانب الرصيد التجريبي، يجب عليك مراجعة حساباتك المصرفية بانتظام للتأكد من توافقها مع دفتر الأستاذ الخاص بك، وهي عملية تسمى التسوية.

6. إعداد التقارير المالية

حسابات مسك الدفاتر هي الأساس لتقاريرك المالية، بما في ذلك بيان الدخل والميزانية العمومية وبيان التدفق النقدي. إن مسك الدفاتر الدؤوب يجعل إعداد هذه التقارير أسهل بالنسبة لك وللمحاسب الخاص بك.

7. وضع جدول زمني لمسك الدفاتر

حدد جدولًا زمنيًا لمسك الدفاتر، مثل الأسبوعي أو الشهري، والتزم به. يمكن لبرنامج مسك الدفاتر أو المحاسبة أو محاسب مستأجر أن يسهل ذلك.

8. الاحتفاظ بالسجلات وتخزينها

احتفظ بمجلة عملك ودفتر الأستاذ والسجلات الأخرى في مكان آمن. إذا كان لديك محاسب وموظفين، ضع قواعد وإجراءات للوصول والأمن.

9. استخدم التكنولوجيا

تقدم برامج أتمتة ومزامنة مسك الدفاتر والمحاسبة جميع أنواع الفوائد، خاصة إذا كنت تقوم بمسك الدفاتر بنفسك. فهو يقلل من فرص حدوث الأخطاء، ويمكن أن يساعد في اكتشاف الاحتيال، ويتيح لك القيام بمهام أكثر إنتاجية. يمكن استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي في برامج المحاسبة لتصنيف الإيرادات والنفقات تلقائيًا، وتسوية الحسابات، والكشف عن الحالات الشاذة، وإنشاء التقارير المالية.

💡الموارد: أفضل برامج المحاسبة للشركات الصغيرة في عام 2024