مسك الدفاتر مقابل المحاسبة: فهم الفرق (2023)

إذا كنت تدير شركة ووجدت الفواتير والإيصالات تتراكم على مكتبك بينما تتسرب الفواتير من الأدراج ، فتأكد من وجود حل: مسك الدفاتر والمحاسبة. بدون هذه الأنظمة ، سيواجه عملك مشكلة في التنظيم والبقاء منظمًا ، وربما ستجد صعوبة في معرفة موقفك المالي.

ما هو مسك الدفاتر؟

فيما يلي ملخص حول مسك الدفاتر والمحاسبة وما يقدمه كلاهما ، ولكن أيضًا كيف يختلفان.

ما هو مسك الدفاتر؟

مسك الدفاتر هو تسجيل جميع المعاملات المالية للشركة ، مثل المبيعات والمشتريات والفواتير. تعتمد عملية مسك الدفاتر على التفاصيل وهي مهمة يومية للعديد من الشركات.

يقوم كاتب الحسابات المستأجر أو صاحب العمل بنشر هذه المعاملات في مستند مسك دفاتر رئيسي يسمى دفتر الأستاذ العام. يُظهر دفتر الأستاذ جميع الحسابات المالية للشركة ، ويستند إلى مبدأ القيد المزدوج: لكل معاملة ، يتم تسجيل مدين وائتمان معاكس. هذا يعني أن الديون والائتمانات يجب أن تتوازن.

يعمل مسك الدفاتر الجيد كأساس لتجميع التقارير المالية الدورية للأعمال التجارية ، بما في ذلك بيان الدخل والميزانية العمومية وبيان التدفقات النقدية.

تشمل المهام المحددة لمسك الدفاتر عادةً ما يلي:

• الحفاظ على دفتر الأستاذ وتسجيل جميع المعاملات في الحسابات المناسبة.
• تسوية كشوف الحسابات البنكية ، كل شهر عادةً ، بحيث تتطابق أرصدة البنك مع أرصدة دفتر الأستاذ.
• إدارة الذمم الدائنة والذمم المدينة ، بحيث يتم الدفع للبائعين وغيرهم من المستحقين للمال ، ويدفع العملاء المستحق. يتضمن ذلك الفواتير المرسلة إلى العملاء وإخطارات التأخر في السداد.
• معالجة كشوف المرتبات ، والتي يمكن أن تشمل مراجعة الجداول الزمنية للموظفين وحساب استقطاعات الرواتب.
• المشاركة في إعداد القوائم المالية.

ما هي المحاسبة؟

المحاسبة هي فحص ومراجعة بيانات معاملات الأعمال التجارية ، والتي يتم تلخيصها بعد ذلك في تقرير مالي لصاحب العمل (أو المساهمين في حالة الشركة العامة). المحاسب مسؤول عن إعداد بيان الدخل والميزانية العمومية وبيان التدفقات النقدية وإثبات دقتها. يضمن المحاسبون أيضًا أن التقارير المالية للشركات العامة تتوافق مع مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP) في الولايات المتحدة وكندا ، أو معايير التقارير المالية الدولية (IFRS) المستخدمة في البلدان الأخرى.

يعتبر دور المحاسب أكثر تحليلاً – لرؤية الصورة الأكبر للوضع المالي للشركة واتجاهها. يتم إجراؤه في كثير من الأحيان ، ربما مرة كل شهر أو ربع سنة ، وسنوياً لإعداد الضرائب.

تشمل المهام المحاسبية:

• يحدد المحاسب الالتزام الضريبي للشركة بعد مراجعة بياناتها المالية ودفتر الأستاذ العام ، ويقوم بإعداد الإقرار الضريبي.
• تقديم المشورة لصاحب العمل حول الشؤون المالية والامتثال التنظيمي والامتثال الضريبي. على سبيل المثال ، يمكن لمحاسب أعمال التجارة الإلكترونية أن يساعد في قضايا مثل التحصيل المناسب لضرائب المبيعات الحكومية المختلفة ، وتأثير عوائد العملاء على بياناته المالية.
• مساعدة الجهود للحصول على قروض أو تمويل خارجي آخر. يمكن للمحاسب أن يشهد على الوضع المالي للشركة ، مما يساعد على إثبات وجود شروط ائتمانية أكثر ملاءمة.
• المساعدة في التخطيط والميزنة ، باستخدام التنبؤات الاقتصادية والنماذج المالية. على سبيل المثال ، قد يؤدي توقع تباطؤ اقتصادي عام أو ارتفاع أسعار الفائدة أو تغيير في القواعد الضريبية إلى قيام المحاسب بالتوصية بتأخير خطط التوسع.

4 أوجه تشابه بين مسك الدفاتر والمحاسبة

يعتقد الناس أحيانًا أن مسك الدفاتر والمحاسبة شيء واحد. ليسوا كذلك ، لكن لديهم بعض أوجه التشابه.

1. البيانات المالية
2. مهارات
3. تداخل
4. نظام الدخول المزدوج

1. البيانات المالية

يتضمن كل من مسك الدفاتر والمحاسبة بيانات مالية ، وإن كان ذلك في مراحل مختلفة من العملية. يركز محاسبو الحسابات بشكل أكبر على المراحل المبكرة ، وتسجيل المعاملات وتصنيفها عند حدوثها ، وتتبع أرصدة الحسابات. يميل المحاسبون إلى العمل في النهاية الخلفية ، ويلخصون ويستخلصون النتائج من البيانات التي تم جمعها وتسجيلها أثناء مسك الدفاتر.

2. المهارات

يحتاج المحاسبون والمحاسبون أيضًا إلى بعض من نفس المهارات. كلاهما مريح مع الأرقام والتركيز على التفاصيل والدقة. إنهم يسعون جاهدين لتنظيم متسق ومنهجي لسجلات الأعمال ، مما يجعل إعداد التقارير المالية سلسًا وفعالًا.

3. التداخل

تكمل أدوار المحاسبين والمحاسبين بعضها البعض ، وغالبًا ما تتداخل. يمكن للمحاسبين أداء مهام مسك الدفاتر ، ويمكن أن يساعد المحاسبون في إعداد التقارير المالية.

4. نظام القيد المزدوج

يستخدم كل من المحاسبين والمحاسبين نظام القيد المزدوج ، وهو حجر الزاوية للرأسمالية الحديثة ، حيث يتم تسجيل كل معاملة من حيث الخصم والائتمان المتساوي على الجانبين الأيسر والأيمن من دفتر الأستاذ ، على التوالي. يجب أن يساوي مجموع الديون مجموع الاعتمادات. يعمل الإدخال المزدوج على توحيد عمليات مسك الدفاتر والمحاسبة وتحسين دقة البيانات المالية.

6 فروق بين مسك الدفاتر والمحاسبة

حتى مع أوجه التشابه بينهما ، فإن مسك الدفاتر والمحاسبة هما نشاطان منفصلان ومنفصلان.

1. الكمي مقابل النوعي
2. تكرار
3. مؤهلات
4. المراجعات
5. الضرائب
6. يكلف

1. الكمية مقابل النوعية

مسك الدفاتر هو جمع البيانات المالية وتقديمها ؛ المحاسبة بتقييم تلك البيانات. مسك الدفاتر مهمة موضوعية وكمية ، تركز على كل معاملة ، في كثير من الأحيان كما تحدث. المحاسبة أكثر ذاتية ونوعية ، وتركز على ملخص وتحليل جميع المعاملات في البيانات المالية.

2. التردد

مسك الدفاتر هو نشاط يومي. المحاسبة دورية. يقوم كاتب الحسابات بتسجيل كل معاملة ، وغالبًا ما يقوم بتحديث دفتر الأستاذ العام للشركة يوميًا. يتفاعل المحاسب بشكل عام مع العمل بشكل متقطع – مثل كل شهر أو ربع سنة.

3. المؤهلات

لا تتطلب مسك الدفاتر مؤهلات مهنية محددة ؛ المحاسبة. يجب أن يُظهر كاتب الحسابات استعدادًا عامًا للتفاصيل والدقة مع الأرقام ، وبعض الإلمام بالمصطلحات المالية والمحاسبية ، لكنه لا يحتاج إلى تدريب أو شهادة رسمية. لكي تكون محاسبًا ، يجب أن يكون الشخص حاصلاً على درجة البكالوريوس على الأقل في المحاسبة أو الأعمال التجارية أو المالية. غالبًا ما يسعى المحاسبون إلى الحصول على مؤهلات إضافية من خلال اجتياز اختبار صارم ليصبح محاسبًا عامًا معتمدًا (CPA). في بعض الأحيان يسعون أيضًا للحصول على مزيد من الشهادات لتقديم خدمات إضافية.

4. عمليات التدقيق

على عكس المحاسبين ، فإن المحاسبين مؤهلين للتدقيق والتصديق على البيانات المالية على أنها دقيقة. يشرف المحاسب عادةً على عمل كاتب الحسابات ويراجعه أثناء تقييم جميع جوانب الشؤون المالية للشركة. على نطاق أوسع ، قد يقوم المحاسب بمسك الدفاتر ، لكن كاتب الحسابات لا يقوم بالمحاسبة.

5. الضرائب

يمكن للمحاسبين تقديم الإقرارات الضريبية وتطوير استراتيجيات التخطيط الضريبي للأعمال التجارية. لا يمكن لأمناء الحسابات تقديم الإقرارات الضريبية ، إلا إذا حصلوا على شهادة مصلحة الضرائب كوكيل مسجل ، ولا يمكنهم إجراء التخطيط الضريبي.

6. التكلفة

يجب أن تفهم الأعمال الصغيرة أيضًا أن المحاسب يكلف أكثر من محاسب. يعد تعيين محاسب لخدمات مثل الإيداع الضريبي أمرًا ذكيًا وضروريًا. يعتبر دفع رواتب محاسب مقابل مهام مسك الدفاتر مضيعة عندما يستطيع كاتب الحسابات القيام بنفس العمل وبتكلفة أقل.

متى يجب عليك تعيين محاسب أو محاسب؟

قد تفكر الشركة في تعيين محاسب إذا كانت تنمو ويحتاج المالك إلى قضاء المزيد من الوقت والجهد في تطوير الأعمال وزيادة المبيعات بدلاً من الاحتفاظ بالسجلات. يمكن للموظف المعين ، أو أي شخص يتم تعيينه من الخارج ، الاحتفاظ بالكتب.

من ناحية أخرى ، هناك حاجة إلى محاسب عندما تصبح الشركة أكثر تعقيدًا مع نموها ، خاصةً إذا أصبحت عامة ولديها مساهمون خارجيون. يمكن للمحاسبين أيضًا مساعدة الشركات في التنقل بين اللوائح ومتطلبات الامتثال ، مثل اختلاف قواعد تحصيل ضريبة المبيعات الحكومية للأعمال التجارية عبر الإنترنت.