كيفية كتابة مستند متطلبات العمل (2023)

لأي قرار تجاري مهم ، تحتاج إلى الموازنة بين الإيجابيات والسلبيات والمخاطر والعائد المحتمل على الاستثمار. وثيقة متطلبات العمل هي المكان المناسب لوصف مشروع بدقة بتنسيق منظم.

فيما يلي بعض الإرشادات لكتابة وثيقة متطلبات العمل الشاملة (المعروفة باسم BRDs) التي يمكنك استخدامها لتوضيح الأساس المنطقي والأهداف والرؤية المشتركة لمساعي عملك التالي.

ما هي وثيقة متطلبات العمل؟

وثيقة متطلبات العمل (BRD) هي وصف رسمي لأهداف المشروع الجديد. إنه يوضح سبب بدء الشركة في المشروع ، ونطاق الجهد ، والمخاطر أو القيود المهمة التي يجب مراعاتها ، وكيف يبدو التنفيذ الناجح.

يمكنك استخدام BRD لتحديد “سبب” و “ماذا” لمشروع ما – كل ما يستلزمه وكيف سيفيد أرباح شركتك. وثيقة منفصلة ، وثيقة المتطلبات الوظيفية (FRD) ، توفر تفاصيل حول تنفيذ المشروع – “كيف”.

ما هي فوائد كتابة وثيقة متطلبات العمل؟

تتيح لك كتابة BRD لمشروع جديد:

• تحديد حاجة العمل. تحدد BRD سبب احتياج الشركة لتولي المشروع ، وما الفوائد التي قد تأتي من ذلك. هذا يقلل من عدم اليقين والغموض والقلق لأن عملك يأخذ مشروعًا جديدًا.
• تعزيز الشفافية. تعمل BRDs على تحسين رؤية المشروع بين أولئك الذين يعملون في المشروع ورؤساء الأقسام الذين يقدمون تقاريرهم. كما أنها تتيح مزيدًا من الوضوح في التواصل مع البائعين.
• تعزيز الكفاءة. يحدد تحديد الميزانيات مسبقًا توقعات واضحة من أعلى إلى أسفل بحيث يفهم البائعون معلمات المشروع ويظل مديرو المشاريع في وضع عدم الاستقرار.

مكونات وثيقة متطلبات العمل

يجب أن تحتوي BRD على جميع المعلومات التي قد يحتاجها أصحاب المصلحة لفهم أهداف المشروع ومعاييره. هذا يتضمن:

• هدف المشروع. يناقش هذا القسم ، المعروف أيضًا باسم الملخص التنفيذي ، أهدافك للمشروع الجديد. على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في تحسين إعلانات Facebook ، فقد يكون هدف مشروعك هو زيادة عائد الاستثمار (ROI) لهذه الإعلانات بنسبة 30٪.
• إدارة المشروع. يوضح هذا القسم من سيشرف على المشروع وسيكون مسؤولاً عن الإبلاغ عن نتائجه. من المحتمل أن تعين مديرًا واحدًا لقيادة فريق المشروع. استخدم هذا القسم لتخطيط هيكل الفريق.
• المالكون. استخدم هذا القسم لتحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين بالإضافة إلى الموظفين الآخرين والشركاء الخارجيين الذين قد يكون لديهم مصلحة في تنفيذ المشروع. قد يشمل أصحاب المصلحة الجناح C للأعمال ، ومجلس الإدارة ، وقيادة أقسام محددة ، بالإضافة إلى الأطراف المشاركة في تنفيذ المشروع على أساس يومي. يجب أن يتضمن هذا القسم وصفًا تفصيليًا لدور كل صاحب مصلحة ومسؤولياته.
• المتطلبات الوظيفية. يجب أن يحدد هذا القسم الموارد التي ستحتاجها لتحقيق نجاح المشروع. هل ستحتاج إلى الاستثمار في برنامج جديد لإدارة المشاريع؟ هل ستحتاج إلى عمال مؤقتين أم مقاولين مستقلين؟ إذا كان المشروع يتعلق بتطوير منتج جديد ، فكيف ستصنع النموذج الأولي الخاص بك؟ ما هي كل التكاليف المتضمنة؟
• مجال العمل. في حين أن جميع أجزاء BRD مهمة ، يمكن القول أن القسم الذي يحدد نطاق المشروع هو الأكثر أهمية. سيحدد نطاق المشروع المحدد بوضوح المعالم والتسليمات ومعايير القبول للمنتج النهائي.
• حدود المشروع. يوضح هذا القسم من الوثيقة قيود المشروع. تشمل هذه العوامل ميزانية المشروع وموارد الشركة (الأدوات والأفراد) والقيود التكنولوجية وتوافر أي شركاء أعمال خارجيين.
• مخاطر العمل. يوضح هذا القسم المخاطر المحتملة المرتبطة بتنفيذ المشروع. حدد مستوى الأولوية لكل خطر واحتمال حدوثه ، متبوعًا باستراتيجيات التخفيف وتحديد المسؤول عن الوقاية والتخفيف.
• تحليل التكاليف والفوائد. تتيح هذه العملية لأصحاب المصلحة فهم الفوائد الاقتصادية وتكاليف المشروع. يمكن أن يساعدهم هذا التحليل في تحديد ما إذا كان الأمر يستحق المتابعة. يأخذ التحليل الكامل للتكاليف والفوائد في الاعتبار التكاليف المباشرة (مثل المواد الخام) ، والتكاليف غير المباشرة (مثل النفقات العامة) ، والتكاليف غير الملموسة (مثل تكلفة الفرصة البديلة أو الإضرار بالسمعة) ، وتكاليف المخاطر (التأخير ، والعمل غير المخطط له ، وما إلى ذلك) ؛ ثم يقارنها بالقيمة المقدرة للمنافع الناتجة عن المشروع. يمكن أن تكون هذه أيضًا ملموسة (أرباح) أو غير ملموسة (شهرة العلامة التجارية).
• مقاييس النجاح. يجب أن يتضمن هذا القسم معلومات حول كيفية قياسك لمشروع ناجح. ما هي النتيجة المرجوة للمشروع؟ كحد أدنى ، يجب أن يناقش هذا القسم عائد الاستثمار المتوقع كنتيجة مباشرة للمشروع – أو نطاق الخسارة التي تم تجنبها بسبب تنفيذه.

كيفية كتابة وثيقة متطلبات العمل

أفضل طريقة لكتابة BRD هي أن يكون لديك نموذج موجود يمكنك تعبئته بسرعة لتلبية احتياجات كل مشروع محدد. عند إنشاء مستندك الأول لمتطلبات العمل ، من المفيد الالتزام بأفضل الممارسات التالية:

• مندوب. يقوم محلل الأعمال عادةً بصياغة مسودة BRD وتقييم احتياجات العمل والتكاليف المرتبطة بالمشروع. يشرف مدير المشروع على تنفيذ BRD ، ويمكن لمدير المشروع تتبع تقدم المدير وتقديم تقرير إلى قيادة الشركة.
• استخدم لغة بسيطة. اكتب BRDs الخاصة بك بلغة مباشرة ، ودود. تجنب المصطلحات – فأنت تريد التأكد من أن جميع أصحاب المصلحة يمكنهم بسهولة فهم المعلومات الواردة في BRD.
• اكتب وثائق حية. لا تحتاج BRDs إلى الطباعة على الورق وتخزينها في خزانة الملفات ، ولا تخضع أبدًا للتغيير. من خلال تخزين BRDs الخاصة بك في السحابة والسماح بإمكانيات التحرير لأصحاب المصلحة المناسبين ، يمكنك السماح لـ BRDs التي يمكن أن تتطور عندما تتعلم أنت وزملاؤك المزيد حول احتياجات المشروع وحلول المشكلات.
• قم بتضمين المعينات البصرية. عند الاقتضاء ، قم بدمج العناصر المرئية ، مثل المخططات والجداول والرسوم البيانية والرسوم التوضيحية لجعل BRDs أكثر جاذبية وسهولة في الفهم.
• يتعاون. لا ينبغي أبدًا كتابة BRDs من قبل صاحب مصلحة واحد – إلا إذا كنت تدير عملك بمفردك. احصل على مصادقة من قائمة تمثيلية لأصحاب المصلحة للتأكد من أن BRD الخاص بك يلبي أكبر عدد ممكن من احتياجات المشروع المحتملة.